APRENDA A FAZER INDICADORES DE DESEMPENHO NO EXCEL PASSO A PASSO
Por muito tempo, todas as informações empresariais tinham que ser analisadas com cálculos feitos com papel e caneta – com ajuda de uma calculadora, no máximo – o que levava um grande tempo e gerava, muitas vezes, informações confusas.
Com o aparecimento das planilhas eletrônicas, essa realidade mudou. Hoje, com a ajuda do Google Sheets ou do Excel, profissionais habilidosos conseguem organizar melhor todos estes dados.
Aprender a fazer indicadores de desempenho no Excel está entre as prioridades de muitos gerentes empresariais, para agilizar a forma como controlam e acompanham os seus processos de negócio.
Afinal, a análise, de forma eficiente, de todas as informações de gestão pode contribuir para aumentar os resultados da organização de forma decisiva.
Mesmo com soluções mais completas e práticas – como um software de gestão – as planilhas ainda podem ser muito úteis, mas é preciso tomar bastante cuidado com estas, para evitar erros.
Veja neste artigo como criar KPIs indicadores de desempenho no Excel e faça o download um modelo de planilha de indicadores de desempenho pronta para usar.
A importância dos indicadores de desempenho
Antes de aprendermos a fazer indicadores de desempenho no Excel, vamos reforçar a importância desta ferramenta para o seu negócio.
Quanto mais informações possui sobre a sua organização, mais fácil se torna tomar as melhores decisões, correto? O objetivo dos indicadores de desempenho é justamente facilitar a interpretação dos resultados obtidos.
Por esta razão, podemos resumir a importância dos indicadores de desempenho da seguinte forma:
- Informações precisas sobre diversas áreas da organização;
- Auxiliar o gerente a tomar as melhores decisões para o negócio;
- Rapidez na compreensão das informações relevantes;
- Dados sempre atualizados conforme as operações da organização.
Como fazer indicadores de desempenho no Excel?
Uma forma de aproveitar todos os aspectos positivos que acabamos de abordar é utilizar planilhas digitais.
Para isso, basta saber como fazer indicadores de desempenho no Excel, uma ferramenta acessível e muito usada no mundo corporativo, principalmente por quem domina os seus segredos.
Para ajudá-lo com essa tarefa, preparamos um passo a passo para fazer um planilha de indicadores de desempenho no Excel:
1. Faça um planeamento da planilha
O primeiro passo do nosso esquema para fazer indicadores de desempenho no Excel é planear os dados com que vai trabalhar nessa planilha. Existem inúmeros indicadores de desempenho importantes, mas não pode trabalhar com todos ao mesmo tempo, não é?
Por isso, faça um planeamento e considere os seguintes fatores:
- Que indicador de desempenho deseja analisar?
- Quais são os dados necessários para calcular esse indicador?
- Quem são as pessoas que usarão a planilha?
- Quais são as principais informações que deseja obter?
- De que forma deseja organizar as informações?
Normalmente, ao construir uma planilha de indicadores de desempenho no Excel, deve definir como indicadores (também chamados de KPIs) aqueles processos que valorizam mais a solução da sua organização, ao longo da cadeia de processos.
2. Organize as informações necessárias para o indicador
Agora que já foram definidos os objetivos da sua planilha, é hora de começar a colocar a mão na massa. Não tem como fazer KPI no Excel sem uma boa organização de informações.
O primeiro passo é organizar todos os dados necessários para calcular o indicador de desempenho.
Digamos que queira calcular um indicador financeiro, por exemplo, o indicador de lucro. Para isso, é preciso organizar duas colunas de dados: a receita mensal e o lucro mensal do período analisado.
É com base nestas informações que o indicador será calculado. O ideal é que estas informações sejam extraídas de uma outra planilha que é construída com base nos resultados empresariais – mantenha a sua planilha de indicadores sempre atualizada e mais enxuta, sem excesso de fórmulas e dados.
3. Utilize as fórmulas para calcular os dados procurados
É o uso das fórmulas do Excel que torna possível calcular os indicadores de desempenho com tanta facilidade. Apesar de muitos gerentes acharem as fórmulas muito complexas, a verdade é que só será preciso utilizar fórmulas simples para alcançar o seu objetivo.
Neste exemplo de como fazer os KPI no Excel, vamos voltar ao indicador de lucro. Para isso, basta dividir o lucro do período pela receita do período. Se as informações estiverem organizadas em duas colunas paralelas, a fórmula será “=A2/B2” – e pode ser aplicada da mesma forma para toda a planilha.
4. Organize as informações para facilitar a análise
Depois de feito o cálculo dos indicadores, pode tornar a análise ainda mais simples. Se tem os dados do lucro de todos os meses, pode fazer um gráfico para comparar a evolução durante o ano – para identificar os períodos de altas e baixas – e fazer uma análise da sazonalidade do seu negócio.
Use as ferramentas de criação de gráficos do Excel para ter uma fácil visualização dos seus indicadores.
5. Realize vários testes para assegurar o funcionamento correto
Com isto, já saberá fazer os indicadores de desempenho no Excel. Porém, é sempre importante ficar atento sobre o funcionamento correto de toda a planilha.
Basta uma fórmula equivocada para que toda a sua análise se torne imprecisa. O Excel é uma ótima ferramenta para lidar com dados, mas ainda possui muitas limitações, quando comparado a um software de gestão.
6. Procure incluir as informações de diversos indicadores
Conforme calcula todos os indicadores de desempenho relevantes para a sua organização, pode começar a criar fórmulas para integrá-los – como comparar o indicador de lucro com o indicador de vendas para encontrar uma correlação.
Perigos das planilhas na gestão do desempenho
É importante reforçar que existem outras alternativas para facilitar a análise destes dados. Mesmo com a facilidade das planilhas, estas ainda possuem algumas limitações.
Veja alguns dos perigos das planilhas na gestão do desempenho da sua organização – que ficam ainda mais evidentes quando comparados com um software de gestão, como o STRATWs ONE, da Siteware:
- Erros de fórmula que podem comprometer toda a análise;
- Falta de segurança das informações armazenadas numa planilha;
- Dificuldade em lidar com dados complexos – que exigem várias planilhas e fórmulas;
- Perda de tempo em relação à automatização proporcionada pelo software de gestão;
- Impacto negativo na competitividade pelo atraso na tomada de decisão.
A Siteware desenvolveu um software de gestão de desempenho empresarial robusto e simples de usar. Com ele vai conseguir tornar as informações mais transparentes, acompanhar todos os indicadores de desempenho que precisa e promover a melhoria contínua do seu negócio.
Um software de indicadores de desempenho ajuda a:
- Reduzir o tempo na aquisição, validação e consolidação dos KPIs
- Identificar problemas e criar planos de ação para solucioná-los
- Reportar os seus resultados a todos os níveis da organização
- Envolver toda a sua equipa numa cultura orientada para resultados
Revolucione a gestão da sua organização com o STRATWs One
