COMO IMPLEMENTAR A GESTÃO DO TEMPO NO TRABALHO? 8 DICAS PARA PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO
A gestão do tempo no trabalho é imprescindível para organizações que pretendem melhorar o seu desempenho e otimizar os resultados obtidos diariamente. A desorganização reduz a produtividade e leva a uma baixa qualidade dos serviços e produtos. Além disso, leva a uma diminuição e lentidão na eficiência operacional.
Por isso, é importante procurar técnicas no mercado que visem melhorar a organização no trabalho. Consequentemente, as mesmas impulsionam a qualidade no desempenho das equipas para superar os desafios que se apresentam no dia-a-dia.
De todos os problemas que afetam o planeamento de uma organização no trabalho, alguns são:
- Falta de concentração;
- Dificuldade ao definir as prioridades nas tarefas atribuídas;
- Procrastinação;
- Etc.
Para ajudar a superar estes desafios, existem técnicas eficientes que devem ser aplicadas ao planeamento de uma organização. Sabe quais são? Continue a ler e veja como fazer a gestão do tempo no trabalho.
O que é o planeamento e organização no trabalho e como implementá-los na sua organização
1- Afinal, o que é a gestão do tempo no trabalho?
A gestão do trabalho engloba um conjunto de ações e verificações contínuas para que os colaboradores consigam desenvolver, de maneira satisfatória, as atividades apresentadas.
2- Manter uma padronização nos processos
Neste sentido, é importante que todos estes processos estejam no mesmo padrão, de forma a obter uma maior velocidade, confiança e coesão na hora de pôr em prática as tarefas.
Padronizar os processos também é benéfico para o trabalho da equipa, pois, desta forma, uma mesma tarefa pode ser executada por diferentes colaboradores que já estarão familiarizados com o mesmo padrão. Isto torna a equipa mais colaborativa.
3- Determinar os projetos
Determinar projetos é muito importante quando se trata do cumprimento dos planeamentos traçados. Deste modo, é possível alcançar os objetivos pretendidos dentro de um tempo aceitável.
Assim, é essencial deixar claro que o não cumprimento de determinadas tarefas programadas poderá trazer problemas de atraso e sobrecarga no futuro, e trazer dificuldades para obtenção de metas maiores.
4- Categorizar os planeamentos operacionais
Esta é uma estratégia muito valiosa que auxilia a aumentar o desempenho para executar tarefas rotineiras. Engloba também a categorização dos procedimentos coletivos por semelhanças e afinidades.
Desta forma, o gerente pode medir períodos para serem realizadas todas as atividades de uma mesma categoria, o que, por sua vez, permite sustentar a concentração por um período maior em obrigações semelhantes.
5- Monitorizar o desempenho
Para que a gestão do tempo dê certo, um grande determinante é monitorizar o desempenho do grupo, do indivíduo e da organização em relação a dados projetos.
Para uma monitorização de desempenho eficaz, é necessário ter o controlo das tarefas e cobranças. Se não for assim, é quase impossível ocorrer uma melhoria perceptível no desempenho corporativo.
Esta estratégia torna-se ainda mais necessária no começo, quando a conservação do status quo e o aumento da pressão por mudanças estão enraizados na rotina das equipas.
Para sobrepor estes desafios, o líder precisa monitorizar de perto a sua equipa, fazer uso de check-lists, planilhas, tabelas e outras ferramentas para seguir com o andamento das tarefas em grupo ou individuais.
Graças à monitorização do desempenho é possível também verificar ineficiências e dificuldades na execução de variadas rotinas, bem como alterá-las, ampliá-las ou dividi-las entre os membros das equipas.
6- Dividir as rotinas de acordo com as prioridades
Uma forma de melhorar a gestão do tempo no trabalho e otimizar o fluxo no ambiente de trabalho é dividir as rotinas por critérios claros e objetivos. Separar as atividades críticas das normais, é um bom exemplo disso.
Outra possibilidade é utilizar sistemas baseados em tempo, ou seja, os trabalhos que estiverem com a data de entrega mais próxima serão priorizados, em detrimento dos que têm prazos mais longos.
Uma outra forma de classificação para gerir o tempo de uma organização relaciona-se com os recursos envolvidos. Por exemplo, quanto maior, mais importante. Podemos também classificar pelo grau de impacto que um recurso traz para o funcionamento da organização e pelo nível de necessidade e dificuldade de colaboração entre profissionais, de forma a manter, por exemplo, as tarefas individuais e depois as coletivas.
7- Atribuir tarefas
Um dos princípios básicos do planeamento e organização no trabalho é a execução correta das atividades dentro do período programado. Assim, é necessário abandonar vícios centralizadores em função de uma eficiência no cumprimento dos prazos.
Desta forma, é de vital importância incumbir rotinas para os demais colaboradores e basear-se em dois critérios: habilidade dos profissionais e prioridade dos procedimentos.
O critério sobre a habilidade dos profissionais refere-se à entrega das funções de acordo com as habilidades dos liderados ou colegas de equipa, de forma a promover este conceito entre todos as pessoas da equipa.
Já a prioridade dos procedimentos, relaciona-se com repassar primeiro as atividades que não exigem atenção especial e podem ser realizadas por outras pessoas sem grandes problemas.
Um dos erros comuns que muitos líderes cometem ao exigir tarefas é a escolha de um colaborador sem as qualidades necessárias para executar as tarefas entregues. Esta má escolha pode gerar um efeito negativo, pois a ineficiência ou erros no cumprimento de rotinas operacionais acabam, muitas vezes, por aumentar as incertezas do administrador em descentralizar as atividades.
8- Usar ferramentas para melhorar a gestão do tempo
É certo que a aplicação de um planeamento e organização no trabalho otimiza procedimentos e processos operacionais. Isto pode facilitar a adoção de ferramentas que tenham como objetivo melhorar o fluxo interno e promover a rotina dos hábitos que aperfeiçoam a disciplina dos colaboradores.
Um bom exemplo é a utilização das agendas, planilhas, notas e outras ferramentas organizacionais que ajudam no controlo da rotina diária.
A adoção de um sistema de recompensas é outro exemplo interessante e que colabora com a gestão. Em outras palavras, para cada período de obrigação cumprido e metas alcançadas, deve-se conceder uma recompensa aos colaboradores ou à equipa.
Esta prática possibilita mudar a cultura da organização de forma gradual, e tornar tanto a equipa como um ambiente mais organizado, colaborativo e com maior capacidade de execução. Além disso, desenvolve qualidades como disciplina e trabalho de equipa.
A gestão do tempo no trabalho deve fazer parte da cultura da organização e estar presente em todas as áreas da organização. Desta forma, a organização estará mais preparada para enfrentar mudanças, entregar resultados de forma consistente, apresentar uma organização física e visual e manter os colaboradores motivados.
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- Os 7R’s da Gestão de Mudança
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