ESTRATÉGIAS DE GESTÃO DO TEMPO NO TRABALHO: A SOLUÇÃO PARA MELHORAR O SEU RENDIMENTO

Economizar tempo, atualmente, passou a ser uma verdadeira necessidade. Afinal, é muito comum ouvirmos (e dizermos!) que o dia precisaria ter mais de 24 horas para conseguirmos cumprir todas as obrigações, não é?

No campo profissional, não é em vão que a expressão “tempo é dinheiro” continua a ser tão reafirmada. Além disso, ter mais períodos para descansar e conseguir dedicar-se à vida pessoal impacta também diretamente a sua produtividade e qualidade de vida no dia a dia.

A solução para estas questões não é apenas acelerar cada vez mais a realização das suas tarefas ou o impossível sonho de “parar o relógio”. É muito mais simples: gerir adequadamente o seu tempo. Mas como? Através de estratégias de gestão do tempo!

Como economizar tempo?

Atualmente, existem vários planos de gestão do tempo, das mais simples até as mais sofisticadas. Para aplicá-las, deve-se usar apenas um lápis e um papel, ou mesmo adotar softwares especializados que irão ajudá-lo no seu dia a dia.

As soluções podem ser bem práticas e simples de adotar.

Conheça algumas estratégias de gestão do tempo

1- O método GTD

O método GTD (do inglês, “Getting Things Done”) parte do princípio de que a obtenção da tranquilidade dá-se a partir do controlo sobre as coisas e que isso trará melhores resultados. A sua aplicação dá-se em 5 passos:

1. Capturar: nesta primeira etapa, o objetivo é recolher tudo o que merece a sua atenção e organizar. Exemplo: pense nas atividades que realmente precisa realizar e faça uma lista das tarefas – no computador, telemóvel ou no próprio papel.
2. Esclarecer: agora, analise com bastante foco cada informação que recolheu e decida se cada uma necessita de uma ação, ou não.
3. Organizar: organize os itens que permaneceram na etapa anterior à sua preferência. Faça listas e separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre as mesmas.
4. Refletir: corrija com frequência todas as listas feitas para garantir que não está a esquecer de nenhuma tarefa. No mínimo, deve ser feita esta revisão uma vez por semana.
5. Motivar: é o momento de executar, de fato, as tarefas selecionadas nas suas listas.

2- O método Pomodoro

A chamada estratégia Pomodoro (tomate, em italiano) é outra opção entre as estratégias de gestão do tempo consideradas eficientes.

O método, inclusive, é bastante utilizado por alunos que procuram melhorar os seus resultados escolares.

Criada na década de 1980, a estratégia prega a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo (chamados de “pomodoro”, cada um com 25 minutos), e promete estimular o foco e agilidade do funcionamento do cérebro. As etapas do método são:

1. Listar: Crie uma lista de tarefas que precisa realizar
2. Cronometrar: programe um cronômetro para 25 minutos
3. Trabalhar sem pausas: da lista inicial, selecione uma tarefa para realizar primeiramente e trabalhe nela sem quaisquer interrupções (é essencial não parar a tarefa neste período!)
4. Parar: assim que os 25 minutos acabarem, faça uma pausa de 5 minutos, e aproveite este tempo para fazer algo que o relaxe.
5. Reiniciar: depois do intervalo, volte às atividades por mais um “pomodoro”. Realize intervalos ao final de cada um.
6. Parar por um período longo: após quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa –  de 30 minutos –  e, depois, recomece a tarefa.
7. Concluir a tarefa: ao terminar, risque a tarefa da sua lista inicial.

3- O método Kanban

O método kanban é mais do que uma estratégia de gestão do tempo, é um método de gerir projetos amplamente empregada em grandes organizações, mas que pode ser usada também, de forma simplificada, para se planear melhor o seu dia a dia.

Este método consiste em agrupar tarefas num quadro dividido por listas. Manualmente (ou com ajuda de um software), cada tarefa deve ser escrita num cartão e transferida de acordo com o andamento do seu processo.

Por exemplo: criar um quadro com listas intituladas “em andamento”, “concluído” e “a iniciar” e posicionar essas tarefas em cada divisão, à medida que são realizadas.

Softwares para gerir melhor o seu tempo no trabalho

Muito além do papel e da caneta, há softwares de estratégias de gestão do tempo que irão ajudá-lo a otimizar o seu tempo e aumentar a sua produtividade no dia a dia. Muitos, inclusive, podem utilizar e combinar métodos como os citados acima de forma mais simples e rápida.

Por exemplo:

1. Trello: software que utiliza o método kanban, ideal para a gestão de projetos.
2. Evernote: software na nuvem, oferece opções como criar listas, notas e anexar documentos, além de poder partilhar estes conteúdos com outras pessoas.
3. Google Calendar: um calendário digital que indica quais são as suas tarefas e quando deverão ser entregues.
4. Softwares de comunicação interna: numa organização, uma comunicação interna efetiva é essencial para se economizar tempo. Opções como Slack, HipChat, Azendoo e até redes sociais (corporativas ou não) podem colaborar neste processo.
5. Drives na nuvem: partilhar arquivos em drives na nuvem é uma ótima solução para aumentar a eficiência. Softwares como Google Drive, DropBox e OneDrive são opções úteis.

Outras sugestões importantes

• Automatize as tarefas repetitivas: utilize softwares que auxiliem as atividades feitas com muita frequência, como emitir recibos, por exemplo.
• Comece pelas tarefas “menos interessantes”: os deveres mais desagradáveis são os que geralmente necessitam de mais tempo e energia. Assim, começar por estes pode ser mais eficiente que deixá-los para o final do dia, quando o cansaço é maior.
• Tarefas importantes ou urgentes? Saiba dividir que tarefas são importantes e que tarefas são urgentes, afinal, é preciso perceber que estes termos não são sinônimos. A partir disto, atribua deveres não importantes e priorize as que são urgentes. A Matriz de Eisenhower é uma estratégia de gestão do tempo que irá ajudá-lo neste caso.
• Saiba incumbir atividades: saber incumbir tarefas a pessoas de confiança e supervisioná-las fará economizar o tempo que gastaria ao tentar fazer tudo sozinho.
• Hábitos saudáveis: adotar hábitos saudáveis, como separar uma parte do dia para fazer exercícios e manter um sono regular, é comprovadamente uma das chaves para melhorar a sua produtividade e, sobretudo, ter uma vida equilibrada.

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