O QUE É CICLO PDCA: COMO ESTE CICLO PODE MELHORAR OS SEUS PROCESSOS?

Aqui no blog já falamos sobre alguns dos métodos mais utilizados para aprimorar a gestão, como o DMAIC e o A3. Desta vez, vamos falar sobre um método muito conhecido e utilizado para o aprimoramento dos processos e para a solução de problemas: o Ciclo PDCA.

Quadro comparativo dos métodos: perceba cada um!

Uma ferramenta completa e eficiente, o ciclo PDCA é um dos métodos mais conhecidos para ajudar na execução do planeamento estratégico nas organizações de forma eficiente.

A qualidade dos serviços oferecidos pelas organizações é, cada vez mais, um diferencial necessário para o sucesso e o destaque. Para isso, a eficácia dos processos mostra-se como um fator determinante no desenvolvimento do negócio.

Antes de construir um Ciclo PDCA, é importante saber que esse método tem como objetivo auxiliar na execução da estratégia. Portanto, a estratégia deve ser previamente desenvolvida com uma equipa preparada e consciente.

Desta forma, os objetivos da gestão poderão não somente sair do papel, mas ter também o processo de execução monitorado para que não se percam no caminho. A utilização do ciclo no ambiente organizacional é um dos caminhos para melhorar os resultados e alavancar o desempenho da organização.

Neste artigo, explicamos desde a origem do método até à sua simples e eficiente aplicação prática. Acompanhe-nos!

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Como o PDCA surgiu?

O Ciclo PDCA também é chamado de ciclo de Shewhart ou de Deming, nomes que atribuem crédito aos seus idealizadores.

O engenheiro Walter Shewhart foi o criador do método, nos anos de 1920, mas o modelo se tornou famoso apenas em 1950, principalmente no Japão, graças ao professor americano William Deming, considerado o pai do controlo de qualidade nos processos produtivos.

Os seus criadores foram inspirados principalmente pelos americanos Clarence Irving Lewis e John Dewey, dois dos fundadores da escola filosófica do pragmatismo, mas também por outros diversos filósofos que escreveram sobre a geração de conhecimento.

Dewey refletiu sobre a solução de problemas em cinco passos, os quais foram essenciais para a criação do Ciclo PDCA que hoje conhecemos:

1. Perceber a dificuldade;
2. Localizar o problema;
3. Definir o problema;
4. Sugerir possíveis soluções e desenvolver, através do raciocínio, as influências sugeridas;
5. Observar, posteriormente, as soluções aplicadas que levam à aceitação ou rejeição.

Inicialmente, o ciclo foi desenvolvido para ser aplicado na administração da qualidade de gestão, sendo um método recomendado para o aprimoramento contínuo da qualidade.

Mas o seu uso foi aprimorado e hoje o PDCA é uma das principais ferramentas para a compreensão do processo administrativo e para a solução de problemas.

O método passou por diversas alterações durante mais de 90 anos de existência e pode ser adaptado para ser utilizado em qualquer tipo de organização, independentemente do tamanho ou área de atuação.

Se quer perceber ainda melhor o que é Ciclo PDCA, então, assista a este vídeo:

Mas afinal, o que é o Ciclo PDCA?

Não é difícil entender o que é Ciclo PDCA.

O Ciclo PDCA é um método usado para melhorar continuamente os processos e solução de problemas nas organizações. Este método é utilizado para solucionar problemas que não são facilmente visualizados.

Geralmente, esses problemas já sofreram diversas tentativas falhas de solução. As finalidades deste método incluem acelerar e aperfeiçoar as atividades de uma organização, por meio da identificação dos problemas, causas e possíveis soluções.

É um método iterativo. Mas afinal, o que é isso? É simples. É um tipo de processo que, a cada repetição, apresenta um resultado diferente. Esses resultados, por sua vez, são utilizados nas vezes seguintes de forma cumulativa.

Dessa forma, pode-se dizer que o PDCA é um ciclo que traz resultados diferentes e complementares a cada utilização, o que faz com que seja um método de uso contínuo que melhora o sucesso na resolução de problemas.

Mas por que este método é importante? Porque possibilita a identificação de falhas, o que torna mais simples o processo de reparação das mesmas. Além disso, o Ciclo PDCA prioriza a medição, fator importante na gestão.

É essencial medir os seus resultados estatisticamente, com dados concretos, para poder gerir e repetir os melhores processos ou evitar os que não geram resultados.

Pode ser usado tanto como método de implementação de novas ideias quanto para solução de problemas. O PDCA pode ser desdobrado em todos os níveis de uma organização, desde a direção até à operação.

Ficou claro o que é Ciclo PDCA? Então, confira as 4 etapas do PDCA:

Como aplicar o Ciclo PDCA na minha organização?

A sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Act, que se traduz em Planear, Fazer, Verificar e Agir. Esses são os 4 passos do ciclo, que normalmente começa pelo Planeamento. Existe a possibilidade de utilizar variações, a depender do tipo de objetivo procurado pela organização.

Veja no nosso vídeo, de forma resumida, como se executa esse método passo a passo com um exemplo prático:

1ª etapa: PLANEAMENTO

A ordem lógica começa com o PLAN, que foca na parte estratégica. O objetivo é levantar e analisar informações para estabelecer objetivos e metas.

É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados, desenvolvendo-os com base nos valores e diretrizes políticas da organização. Depois deve levar em consideração o estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo, a escolha do caminho a ser percorrido para que os objetivos sejam atingidos e a definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso. Além dessas fases, é nesta etapa que deve ser escolhida a equipa que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um.

O PLAN é dividido em 4 partes:

1. Identificação do problema

Nesta fase, é importante definir o problema e reconhecer a sua importância para o desenvolvimento da atividade. Pergunte-se “O que está a acontecer?”. Levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ser solucionado. Para ter uma melhor visão do problema, pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming.

2. Observação do problema

Nesta fase, o problema deve ser observado em detalhe, levando em consideração as suas características específicas. Esta pode ser a fase mais demorada do processo, já que as características do problema devem ser analisadas por vários pontos de vista, além de ser necessário observar o problema nos locais onde acontece. Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a esta etapa que, quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema bem como a meta a ser atingida com a sua solução.

3. Análise do problema

A pergunta a ser feita é “Por que esse problema está a acontecer?” É nesta fase que as causas são descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais prováveis fazem parte da seleção de causas do problema. Além disso deve-se testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as hipóteses mais improváveis. Neste processo podem ser usadas ferramentas como: o “5 Porquês”, o Teste de Hipóteses ou o Diagrama de Causa e Efeito / Ishikawa.

4. Plano de ação

Depois de identificadas as causas do problema, é hora de criar ações para resolvê-lo. O 5w2h ou Plano de Ação é a ferramenta ideal para esta etapa, pois permite descrever claramente o que precisa ser feito, quem será o responsável e quando deverá ser concluída cada tarefa planeada.

2ª etapa: EXECUÇÃO

Na fase DO, ou Execução, coloca-se em prática a execução do Plano de Ação criado. Esta é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada de perto para que as ações sejam executadas conforme planeado. É importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou maus) de cada tarefa concluída, de forma a permitir uma aprendizagem pelo pessoal envolvido durante o processo.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO

No CHECK, acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação. Esta fase pode ser desenvolvida ao longo da execução do Plano de Ação ou formalmente ao término do mesmo. Esta etapa pode envolver pessoas ou grupos externos ao pessoal responsável pela solução do problema.

Esta verificação consiste em confirmar se o que foi planeado já está implementado, além de comparar os resultados do antes e depois e alcançar a meta proposta. Se os resultados recolhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planeamento do PCDA.

4ª etapa: AÇÃO

A última etapa, o ACT, permite refletir sobre o caminho a ser percorrido no final do ciclo: como será a divulgação dos resultados e da aprendizagem adquirida e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes, que poderão ser abordados num novo “Ciclo do PDCA”, para uma melhoria contínua dos processos.

Essa etapa é dividida em 2 partes:

1. Padronização

Aqui é padronizado o que deu certo no Plano de Ação, evitando que o problema corra o risco de reaparecer. Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões). Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da organização, como e-mails, reuniões, etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipa deve estar apta a desenvolvê-la, o que demanda treinamento e educação para os envolvidos na mudança.

2. Conclusão

É neste momento que a equipa faz uma reflexão sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como a Análise de Pareto ou a Folha de Verificação). Deve-se documentar o que deu certo e o que não deu, identificar o que ainda pode melhorar no processo, registar a aprendizagem que o ciclo gerou para o grupo e pensar nos planos futuros.

Conclusão: Ciclo PDCA na prática

O Ciclo PDCA é considerado um dos mais simples e eficazes métodos entre as ferramentas de administração de qualidade atuais.

Usando este método de forma preventiva e contínua, será auxiliado na identificação de possíveis melhorias nos processos, vai evitar decisões impulsivas tomadas pela equipa e desperdícios de recurso, além de conseguir priorizar a medição de dados e resultados essenciais para uma boa administração.

Para que estes benefícios surjam com o seu uso, é essencial que os colaboradores envolvidos no processo tenham cuidados ao formar a equipa responsável pelo desenvolvimento do PDCA, fornecendo formações adequadas para que os métodos utilizados sejam do domínio de todos com etapas bem-sucedidas.

Por fim, o ciclo precisa ser um processo contínuo! As suas fases devem estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas. Quando um ciclo acabar, outro deve começar. Só dessa forma as melhorias dos processos e das atividades serão cumulativas e visíveis para toda a organização.

Agora que já sabe o passo a passo do Ciclo PDCA, é hora de o aplicar para obter melhores resultados!

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