COMO UTILIZAR A MATRIZ GUT OU MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO DE PROCESSOS?
As organizações costumam ter muitas solicitações, e a grande quantidade de processos realizados para as sustentar podem acabar por se tornar mal geridos e analisados se não tiverem a devida atenção da equipa.
Para melhorar a qualidade destes processos, podemos contar com algumas ferramentas que auxiliam no processo de definição das prioridades e na resolução dos problemas que surgem ao longo do seu desenvolvimento.
Neste artigo, vamos falar um pouco sobre a matriz de priorização de processos, que é uma das grandes aliadas dos gestores e de toda a equipa para a gestão da qualidade.
Venha conferir!
O que é matriz de priorização de processos?
A matriz de priorização de processos é uma ferramenta de fácil utilização e simples de perceber que ajuda no processo de priorização dos problemas e de situações internas da organização.
O seu uso correto agiliza a tomar decisões ao definir, com critérios, o nível de importância de cada um. Esta pode ser utilizada em qualquer tipo de organização e nas mais diversas situações que precisam de priorização ou organização.
A matriz de priorização de processos é, basicamente, uma tabela construída por linhas e colunas – que pode ser reproduzida no papel ou na planilha – e que ajuda as organizações a visualizarem os problemas da gestão e as ações que levam às suas soluções.
A Matriz foi criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, em 1981 (por isso também é conhecida como Matriz Kepner Tregoe), e hoje é um dos métodos mais utilizados para a melhoria da qualidade. Geralmente, a matriz de priorização é integrada a outros métodos de gestão de qualidade, como o ciclo PDCA, durante a fase de Planeamento.
A utilização do método deve ser feita em conjunto com toda a equipa, para que diversos pontos de vista sejam analisados e possam integrar-se para atingir o sucesso. Existem diversas variações da matriz de priorização de processos, mas a mais utilizada é a Matriz GUT. Veja sumariamente no vídeo abaixo:
Como funciona a matriz GUT?
Os aspectos analisados por esta variação da tabela são: Gravidade, Urgência e Tendência dos problemas. Este é o significado da sigla do método GUT representados pela letra inicial de cada uma dessas palavras.
Ao ter como referência estes aspectos, os problemas recebem notas de 1 até 5 em cada uma das características, e depois é feita a multiplicação para eleger as prioridades.
Mas qual é o significado das notas e das características?
Nota 5 – Extremamente grave e urgente. Se não for resolvido irá piorar imediatamente.
Nota 4 – Muito grave, muito urgente e vai piorar a curto prazo.
Nota 3 – Grave, urgente e vai piorar a médio prazo.
Nota 2 – Pouco grave, pouco urgente e vai piorar a longo prazo.
Nota 1 – Não é grave nem urgente e não traz prejuízos.
- Gravidade: É necessário avaliar qual é a seriedade do problema e como este afeta a organização e as pessoas, a curto e longo prazo.
- Urgência: De acordo com a sua gravidade, é aqui que se analisa em quanto tempo o problema precisa ser resolvido para não se agravar.
- Tendência: É o potencial que o problema tem de crescer e de se agravar, de forma a prejudicar os processos.
A análise GUT é apenas uma das possibilidades de aspectos que podem ser usados neste tipo de análise. Além desta, fatores como Rapidez, Autonomia e Benefício (Matriz R.A.B) também podem ser usados de acordo com o foco da equipa e do tipo de problemas analisados.
Como utilizar a matriz de priorização de processos na sua organização?
Para começar a utilizar este método, é necessário reunir toda a equipa para um Brainstorming inicial, no qual serão identificados os problemas mais importantes para serem priorizados pela matriz.
Após chegar a um consenso, os colaboradores devem fazer as suas avaliações e enumerar os problemas com base nas notas e os seus respectivos pesos, caso existam. Siga o passo a passo a seguir para construir uma Matriz de Priorização na sua organização:
- Construa a tabela e coloque nas linhas os problemas a serem analisados;
- Classifique os problemas para cada uma das variáveis (Gravidade, Urgência e Tendência);
- Multiplique as três notas e construa um ranking de problemas com os resultados;
- Dê prioridade aos problemas com maior nota e analise os pontos fracos destes;
- Por fim, elabore um plano de ação para contra-atacar estes problemas!
Conclusão
A Matriz de Priorização é um método de uso simples, que pode ser utilizado em qualquer momento dentro da organização. Esta pode ser adaptada para as necessidades específicas de cada situação, além de ser facilmente integrada com as outras ferramentas de gestão de qualidade.
É importante ter em atenção ao desenvolvimento de cada etapa para que surjam resultados realmente positivos na melhoria dos processos. A participação e integração da equipa também são essenciais para que o método seja proveitoso!
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