Para o sucesso de uma reunião de Brainstorming, é necessário que exista um coordenador para gerir as quatro etapas da técnica.
Este gerente deve ser uma pessoa com experiência sobre o assunto tratado e deve focar em explicar de forma detalhada cada etapa, para garantir que fiquem claras aos colaboradores e não exista nenhuma precipitação ou desordem.
O coordenador também deve garantir que o ambiente seja adequado para que nenhuma contribuição seja ridicularizada, de forma a prezar pela liberdade de expressão e participação dos colaboradores.
O seu papel é ser um facilitador e criador de um ambiente confortável para todos.
O Brainstorming pode ser realizado em 4 etapas.
É interessante não prolongar demais estas etapas, ou pelo menos fazer com, no máximo, 50 minutos de duração para que o processo não se torne cansativo e difícil de prestar atenção. Se não for possível encurtar as reuniões, é aconselhado dividir o desenvolvimento das etapas em mais encontros, se necessário.
Utilizar o roteiro de etapas proposto aqui no Brainstorm não é obrigatório, mas é uma ideia interessante para garantir um maior sucesso no envolvimento das pessoas e na compreensão e resolução dos problemas. Veja como fazer as regras de brainstorming:
1ª etapa: Explicação da Meta/Problema
O coordenador explica ao grupo qual é a meta ou problema para analisar. Todas as informações disponíveis sobre o objeto de estudo devem ser entregues aos colaboradores para que a preparação do Brainstorming seja o mais completa e didática possível. Feito isto, é aconselhado fazer uma reflexão inicial sobre os fatores que influenciam o problema, e pensar sobre as diversas perspectivas que envolvem tanto a causa do problema quanto a sua solução.
Nesta etapa, pode ser utilizado o diagrama de Ishikawa, mais conhecido como Espinha de Peixe, que auxilia na exposição das causas e dá uma visibilidade ao problema. Por exemplo, o problema analisado é a falta de motivação dos funcionários de uma organização. O diagrama pode ser feito da seguinte forma:
2ª etapa: Determinação das causas
É nesta fase que surge a anotação das possíveis causas que provocaram o ocorrido, de forma organizada e horizontal (todos têm as mesmas oportunidades de darem a sua opinião). O coordenador deve induzir os colaboradores a refletirem sobre estas possíveis causas, trocar informações sobre as mesmas e esclarecer dúvidas sobre a sua importância.
Como no exemplo anterior, nesta etapa pode ser feita a distribuição de post-its para todos os participantes, nos quais possam ser escritas as possíveis causas que eles acham que podem influenciar o problema. Desta forma, a participação das pessoas torna-se mais horizontal e justa, já que os que menos interagem podem expressar-se da mesma forma e o receio de julgamentos diminuí.
3ª etapa: Hierarquização das causas
Após a leitura das possíveis causas para o problema, os participantes devem determinar a importância das mesmas e refletir sobre estas. Nesta etapa, é possível usar o método dos 5 Porquês para aprofundar e encontrar a raiz dos problemas citados.
A utilização dos papéis ou post-its também pode ser útil nesta etapa. Se duas ou mais pessoas tiverem escrito a mesma causa, é importante considerá-la como prioridade. O coordenador terá o papel de ler o que foi escrito e organizar as ideias por relevância, assunto etc, de forma a classificar as causas apontadas.
4ª etapa: Criação do plano de ação
Depois de definidas as causas mais e menos importantes, é hora de criar contramedidas para contornar a situação. É importante questionar quais dessas ações terão mais impacto, quais são as mais fáceis, rápidas, qual o seu custo financeiro etc.
É possível utilizar o sistema dos papéis novamente, em que estes são entregues para os participantes, que escrevem o que acreditam ser necessário para solucionar o problema.
Se houver uma grande variação de ações, pode ser um sintoma de que as causas ainda não foram bem determinadas, portanto, é preciso voltar à etapa anterior. Se isso não acontecer, é sinal de que o Brainstorming está a ser bem-sucedido e que é preciso hierarquizar também estas contramedidas.
É interessante utilizar aqui o método 5W2H, geralmente criado em formato de tabela (como pode ser visto abaixo). Consiste em se fazer algumas perguntas diante das ações pensadas para determinado problema: what (o quê), why (por quê), where (onde), who (quem), when (quando), how (como) e how much (quanto).
O que?
Aumentar a motivação dos colaboradores.
Por quê?
O desempenho tem caído e a rotatividade dos colaboradores é maior do que o desejado.
Como?
Viabilizar uma cultura organizacional que acolha os colaboradores e incentive o seu desempenho.
Onde?
Em toda a organização.
Quem?
CEOs, gerentes, etc.
Quando?
A partir da data do Brainstorming.
Quanto?
Definir quanto custam as ações de motivação para a organização.
Criamos um vídeo com o resumo das etapas para que possa consultar quando quiser:
Conclusões
Desta forma, é importante focar em cada etapa do Brainstorm, e dar atenção à opinião de todos os participantes, de forma a prezar pela boa organização realizada pelo mediador, para que o resultado do processo seja enriquecedor e positivo.
Nos brainstormings mal-sucedidos, é possível notar que alguns erros foram cometidos durante o desenvolvimento da técnica, que acabam por resultar na dispersão da equipa ou na limitação da contribuição dos envolvidos.
Deve existir um cuidado para que a dinâmica social não seja dominada por indivíduos que intimidam a participação dos outros ou pelo medo de sofrer julgamento pelas próprias ideias. Se isso ocorrer, não tem como fazer um brainstorming passo a passo, pois ficará comprometido.
É importante criar um ambiente confortável e igualitário para todos os participantes para que o Brainstorm seja realmente eficiente.
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