PERCEBA TUDO SOBRE A ANÁLISE DE PARETO
Qualquer gerente já passou, em algum momento, por períodos mais sobrecarregados de trabalho, responsabilidades e cobranças. Com o objetivo de obter resultados satisfatórios, gerir a sua equipa, organizar as necessidades e, ainda assim, tornar os colaboradores mais produtivos. Para os gerentes, que não possuem o tempo como aliado, o mercado criou estratégias que possibilitam o funcionamento destas necessidades. Uma destas ferramentas é a Análise de Pareto.
Utilizada pela primeira vez em 1941, esta teoria trouxe uma nova visão sobre a relação de causalidade dentro das organizações. Ou seja, cada ação gera uma reação e perceber as suas causas pode determinar o sucesso ou fracasso do seu negócio.
Na publicação a seguir, vamos explicar-lhe como este método funciona e como implementá-lo na sua organização. Ficou interessado? Então, venha ver!
O que é a Análise de Pareto?
Também conhecida como Regra 80/20, Curva ABC ou, ainda, Diagrama de Pareto, a Análise de Pareto é um esquema, geralmente em forma de gráfico de colunas, que agrupa e ordena a frequência de determinadas ocorrências. Tudo é feito em função de uma ideia bem simples: de que 80% das consequências advêm de 20% das causas.
O nome é uma homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto. Ele identificou que uma concentração de 80% da economia permanecia no poder de apenas 20% da população. E isto era o que gerava os principais problemas econômicos do país.
É comum nos preocuparmos com problemas sem importância. Este método, por sua vez, quer demonstrar que as pessoas podem usar o seu tempo e energia em questões realmente graves.
O mesmo acontece para o trabalho feito. Em vez de despender horas com atividades repetitivas é possível focar em ações específicas, e mais estratégicas, que irão gerar a maioria dos resultados.
Quando há dificuldade na fidelização de clientes numa organização, é comum recorrer a novas estratégias de marketing ou atualização de produtos. Porém, a resolução pode ser bem mais simples! Um setor de atendimento ao consumidor despreparado, por exemplo.
A maior utilidade deste método é facilitar a identificação do que é, realmente, prejudicial a nível profissional, pessoal e organizacional. Listar os pontos, em ordem de importância, e concentrar esforços para uma resolução mais eficaz.
Quais os benefícios do conceito de análise de Pareto?
O Princípio de Pareto é muito utilizado em organizações quando se quer fazer um controlo de qualidade sobre os produtos e serviços. Mas também é muito importante para melhorar as decisões.
Quando um gerente possui uma visão completa sobre os problemas que possui e prioriza a resolução dos mesmos, fica muito mais fácil evitar possíveis crises e criar estratégias mais assertivas. Quando se sabe que atitudes levam a um determinado objetivo, a ação concentra-se apenas nessas atitudes e elimina as ações que são irrelevantes.
Se o maior objetivo de uma organização é, por exemplo, melhorar a relação com o seu público-alvo na divulgação da marca, e não descobrir quem ele é e o que ele procura, isso pode impactar o número de vendas.
Utilizar este método, neste caso, consistirá em segmentar os clientes. Ou seja, listar quem são os seus clientes pela ordem em que mais consomem ou entram em contato com a sua organização e, a partir daí, criar ações direcionadas para os mesmos.
Na prática, isso minimiza os esforços, ajuda a melhorar o brainstorm e a interação da equipa, reduz a quantidade de recursos investidos no que é desnecessário e gera resultados mais lucrativos.
Como utilizar a Análise de Pareto na sua organização?
O Diagrama de Pareto possui uma utilização muito prática e pode ser feito, mais facilmente, com a ajuda de softwares que possuem um conjunto de planilhas, tabelas e gráficos.
Antes de tudo, é importante lembrar que as percentagens que dão nome à Análise de Pareto são apenas figurativas. Nem toda a organização terá estes números na prática. Estes servem apenas para mostrar a discrepância entre os problemas ou trabalho feito vs os resultados obtidos.
O passo a passo para fazer a análise de pareto e colocá-la em prática, consiste em:
- Fazer, numa tabela ou planilha, uma lista dos problemas (e das suas causas) que a sua organização enfrenta e a frequência com que aparecem. Vamos utilizar como exemplo o problema da fidelização de clientes. Neste caso, as causas podem ser o mau atendimento, produtos desatualizados, falta de inovação ou atraso na assistência;
- Coloque estas ocorrências em ordem decrescente. Ou seja, se o mau atendimento é o maior alvo das reclamações, este deve vir no topo da lista com o número das ocorrências que aparecem;
- Calcule a percentagem com que estes problemas se acumulam. Para fazer este cálculo, basta dividir o número total de cada causa individual, pelo número total das causas e multiplicar o resultado por 100;
- Ainda com base no exemplo anterior, imagine que o mau atendimento foi mencionado 125 vezes, os produtos 48 vezes, a falta de inovação 30 vezes e o atraso foi sinalizado em apenas duas reclamações. A percentagem de cada motivo para o problema, na fidelização dos clientes da sua organização, representa na ordem, aproximadamente: 61%, 23%, 15% e 1%;
- Para finalizar a organização, crie um gráfico com estas informações. Faça-o com barras verticais, com as causas do problema no eixo “x” e frequência no eixo “y”.
Utilizar esta estratégia pode até parecer perda de tempo à primeira vista. Mas, com esta, é possível visualizar com maior clareza a frequência de episódios tanto negativos quanto positivos. Desta forma, é possível partilhá-los com maior facilidade com toda a equipa.
Ter esta ideia é importante para medir o impacto real dos problemas e das causas. E, a partir daí, perceber como estes afetam o seu negócio, para então melhorar a maioria dos resultados (os 80%). Para garantir a eficiência da Análise Pareto, faça um levantamento eficaz dos dados, sem se basear em suposições e garanta que todos os seus colaboradores participem!
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