FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR: CONHEÇA O MODELO PODC

Quando se fala em administrar uma empresa, pensamos numa chuva de atividades que precisam ser realizadas para que o negócio prospere de forma sustentável no longo prazo.

Mas será que, na prática, é mesmo assim? Quais serão as funções do administrador? O que precisa ele de fazer para que uma empresa gere valor para os clientes e proprietários, além de atender à necessidades da sociedade?

Para facilitar a compreensão de quais são essas funções, existe um modelo chamado PODC. Este delimita as 4 funções do administrador dentro do seu modelo de atuação em empresas.

As quatro funções do administrador pelo modelo PODC são:

• P = Planear;

• O = Organizar;

• D = Dirigir;

• C = Controlar.

A ordem dessas funções também é importante, pois determina o ciclo que é criado para coordenar as atividades internas de uma organização.

Para si que quer saber mais detalhes sobre como surgiu esse modelo e o que cada uma dessas funções representam, iremos contar todos os detalhes.

Qual a origem das funções do administrador?

É fácil perceber que estas funções do administrador no modelo PODC condizem perfeitamente com o que é realizado no dia a dia de trabalho destes profissionais. Mas como será que surgiu esta definição das funções?

Henri Fayol foi a primeira pessoa a identificar elementos ou funções do administrador. Tudo começou com seu livro clássico, lançado em 1916, Administration Industrielle et Generale(Administração Industrial e Geral).

Fayol era o diretor administrativo de uma grande empresa de mineração de carvão francesa. Baseou seu livro em suas experiências como praticante da administração deste empreendimento.

Naquela época, definiu cinco funções de gestão que ficaram conhecidas como POC3 ou até POCCC. Estas eram:

• Planeamento;

• Organização;

• Comando;

• Coordenação;

• Controlo.

O mesmo argumentou que estas funções eram universais: todos os administradores as executam no decorrer do seu trabalho em qualquer tipo de mercado.

Mas com o passar do tempo e com o surgimento das novas tecnologias, novos autores atualizaram o conceito das funções do administrador.

Estas passaram de 5 para apenas 4. Isto porque houve o entendimento de que as funções de coordenação e comando poderiam ser representadas, apenas por uma vertente, a direção.

Vamos conhecer agora, os detalhes do PODC.

Não confunda PODC com PDCA! Confira no nosso blog: Melhore sua gestão imediatamente: aprenda como fazer PDCA passo a passo

4 principais funções do administrador no modelo PODC

1. Planeamento

O planeamento, em termos de administração de um negócio, envolve ações como:

• Previsão de condições futuras;

• Definição de novos objetivos;

• Criação de metodologias para alcançar esses objetivos.

Isto significa que alguém na posição de administrador precisa ser eficiente na tomada de decisão. E, na prática, o planeamento é um processo que consiste em várias etapas.

Os planeadores devem começar por conhecer a situação de sua empresa, em especial as problemáticas enfrentadas pela organização.

Isto pode estar relacionado com as condições económicas do momento, a força de concorrentes ou até mesmo problemas dos seus clientes.

Em seguida, é preciso traçar cenários e tentar prever as condições futuras. Estes dois conjuntos de informações formarão a base do planeamento.

Durante os seus estudos, Fayol também reconheceu que o planeamento eficaz deve ter em conta incidentes inesperados que possam surgir e, não fixar apenas em planos rígidos e inflexíveis.

Na prática, existem diferentes tipos de planeamento, que podem ser:

• Planeamento Estratégico;

• Planeamento Tático;

• Planeamento Operacional.

2. Organização

O foco da função de organização pode ser listado em pontos-chave como:

• Estruturação das atividades;

• Direção dos relacionamentos dentro da empresa;

• Recrutamento;

• Avaliação e treino das equipas.

Organizar é a função da administração que envolve o desenvolvimento de uma estrutura organizacional e a alocação de recursos para garantir que os objetivos serão atingidos.

Esta estrutura organizacional geralmente é representada por um organograma. Desta forma, fornece uma visão gráfica da cadeia de ações dentro da empresa.

É por isso, que as decisões tomadas sobre a estrutura de uma organização são geralmente chamadas de decisões de design organizacional.

Além disso, organizar também envolve as divisões de trabalhos individuais dentro da organização. Decisões devem ser tomadas sobre os deveres e responsabilidades de cada colaborador, assim como a maneira que cada atividade será executada.

3. Direção

Criar um padrão e uma direção para todas as atividades da empresa. Esta é uma das principais funções do administrador, sendo um componente essencial para todas as outras.

Direcionar pode ter o mesmo sentido de liderar. Com isso, o líder auxilia os outros componentes da empresa a alcançarem objetivos. Ele tem uma visão mais ampla e por isso, pode coordenar os esforços de forma que todos trabalhem em conjunto, com um mesmo foco.

Mas, além disso, a liderança eficaz exige que o administrador motive os colaboradores e faça uma comunicação de maneira efetiva.

Se este acompanhamento for bem feito, todos ficarão entusiasmados para atingir todas as metas. Por isso, é preciso conhecer primeiro as personalidades, valores, atitudes e emoções de cada componente da empresa. Assim, será possível delegar a tarefa certa para a pessoa certa.

Pesquisas de personalidade no trabalho fornecem informações importantes sobre como os administradores podem liderar e quais as melhores maneiras de motivar as equipas de trabalho.

4. Controlo

Das funções do administrador, a de controle tem um papel fundamental: garantir que tudo ocorra dentro dos parâmetros e dos princípios que foram definidos.

O objetivo do controlo é justamente identificar desvios da direção, já pensando em planos para mudar este cenário quando for necessário.

Por isso, podemos dizer também que o controlo consiste em três etapas:

• Estabelecimento de padrões de desempenho;

• Comparação do desempenho real com os padrões;

• Adoção de ações corretivas quando for necessário.

O controlo de desempenho costumava ser expresso em termos monetários, como receita, custos ou lucros. Mas também pode ser declarado de outras formas, como o nível de atendimento ao cliente e satisfação do consumidor, por exemplo.

Para isso, uma série de indicadores de desempenho precisam ser criados.

Mas atenção: esta função não deve ser confundida com o controlo no sentido comportamental, manipulador de personalidades, ou emoções.

Em vez disso, diz respeito ao papel de tomar as ações necessárias para garantir que as atividades relacionadas ao trabalho sejam consistentes e contribuam para o cumprimento das metas.

O STRATWs ONE é um software de gestão de performance corporativa que pode auxiliar em todas as funções administrativas. Este traz transparências à troca de informações do negócio, integrando pessoas, processo e objetivos estratégicos.

Revolucione a gestão da sua empresa com o STRATWs ONE

Agora que já conhece as funções de um administrador, que tal conhecer um modelo de gestão? Descarregue o nosso e-book gratuito: Gestão por competências nas organizações