COMO FAZER UM DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL? CONFIRA O PASSO A PASSO!
Sabe como fazer a análise da situação da sua organização?
Quando estamos doentes, procuramos um médico para que este possa descobrir o que problema tem o nosso organismo.
Após diagnosticar o problema, ele vai receitar um remédio ou algum outro método para curar aquilo que nos está a fazer mal.
No caso de um diagnóstico organizacional, o raciocínio é semelhante.
Para as organizações, o diagnóstico é uma ferramenta que apresenta uma visão mais ampla, clara e precisa sobre diversos aspectos que envolvem a organização.
Trata-se de um procedimento que tem como objetivo evidenciar problemas e oportunidades, além de permitir que o gerente tome decisões estratégicas mais assertivas.
Ao fazer um diagnóstico eficiente, o empresário passa a conhecer melhor o seu próprio negócio e consegue traçar um caminho que o levará à conquista de melhores resultados.
Este procedimento possibilita, por meio de uma abordagem direta, propor soluções para aquilo que de fato compromete a “saúde” da organização.
Isto a deixará mais forte e preparada para enfrentar o mercado cada vez mais competitivo.
Mas como fazer um diagnóstico organizacional?
Elaboramos um passo a passo que o vai ajudar a realizar esta tarefa importantíssima para qualquer negócio.
Passo a Passo: Como fazer uma análise e diagnóstico organizacional
Passo 1 — Recolha informações
Um diagnóstico eficaz envolve diferentes áreas da organização: finanças, marketing, vendas, recursos humanos, logística, processos, etc.
O primeiro passo é recolher o máximo de informações possíveis sobre todas as atividades que a organização desempenha.
Existem alguns métodos que podem ajudá-lo nesta etapa, como a realização de entrevistas.
Entrevistas
Vá até aos gerentes, supervisores e demais colaboradores e pergunte-lhes sobre a atual situação dos seus respectivos setores.
Mas, antes, procure elaborar um roteiro com as perguntas a serem feitas.
Relatórios
Outro método de recolha são os relatórios periódicos de cada área da organização.
Estes documentos contêm informações bastante relevantes sobre procedimentos, processos de tomada de decisão e resultados obtidos.
Observação em campo
E que tal fazer uma observação em campo?
Desta forma, irá vivenciar de perto a rotina de trabalho da organização: como os colaboradores operam, como se dão os procedimentos na prática, quais os principais erros e acertos, etc.
Lembre-se que, para que a observação em campo tenha eficácia, é fundamental que o observador não interfira na execução das atividades.
Passo 2 — Análise de dados
Agora que já recolheu as informações necessárias, é hora de organizá-las e analisá-las.
Para isso, deve usar planilhas, gráficos, mapas, tabelas, etc.
O objetivo aqui é disponibilizar os dados de forma a facilitar a análise.
Sugestão: separe cada situação ou problema por categoria. Desta forma, será possível estabelecer prioridades e solucionar o que for mais urgente.
Há inúmeras ferramentas de análise de dados. Confira algumas:
Passo 3 — Identificação dos problemas
Após recolher e analisar as informações mais relevantes da sua organização, fica mais fácil identificar os problemas que esta enfrenta.
Mais que isso: é possível encontrar a raiz de tais problemas.
Neste terceiro passo de como fazer um diagnóstico organizacional, é feita uma investigação aprofundada para saber quais são as causas destas falhas e gargalos.
Veja: 3 ferramentas para análise da causa raiz como guia para tomar decisões
O Diagrama de Ishikawa é uma destas ferramentas que pode ajudá-lo bastante nesta etapa.
Este classifica a causa dos seus problemas em 6 tipos.
São estes:
1. Máquina
Muitos problemas são ocasionados devido ao mau funcionamento de máquinas e equipamentos.
2. Matéria-prima
Problemas relacionados à matéria-prima são muito comuns e podem acarretar prejuízos significativos.
Por isso, escolha bem os seus fornecedores e mantenha um bom relacionamento com eles.
3. Mão-de-obra
Colaboradores mal treinados, incapacitados, sem qualificação ou simplesmente desmotivados podem prejudicar o cumprimento das atividades.
4. Meio ambiente
Aqui os problemas estão relacionados ao ambiente interno (falta de espaço, layout incorreto) e externo (poluição, intempéries) à organização.
5. Medida
Costuma medir os processos da sua organização?
Se não, saiba que isso pode comprometer o andamento das atividades e gerar trabalho dobrado.
Lembre-se da frase de Deming, o mestre da qualidade total:
“Não se gere o que não se mede”
6. Método
Este último aspecto observado no Diagrama de Ishikawa diz respeito aos problemas causados pelos métodos que a organização utiliza na execução das suas atividades.
Passo 4 — Proposta de intervenção
Apenas saber o que há de errado com a sua organização não basta.
Precisa perguntar: o que pode ser feito para melhorar esta situação?
Com base nas informações recolhidas e nas análises feitas, reúna a sua equipa de gerentes e proponham, juntos, soluções efetivamente capazes de corrigir o que quer que esteja a impedir o seu negócio de crescer.
Porém, vale lembrar que estas medidas não serão implementadas e surtirão efeito da noite para o dia.
Tudo precisa ser estrategicamente pensado, com um plano de ação bem definido.
Agora que já sabe como fazer um diagnóstico organizacional, não perca tempo e faça logo o da sua organização!
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