Cómo presentar resultados a los directivos con mayor objetividad
Cuando llega el momento de presentar los resultados obtenidos por la empresa, es siempre la misma historia.
Miembros del equipo ansiosos por saber si han cumplido sus objetivos, si recibirán o no bonos o participación en las ganancias y gestores al borde de un ataque de nervios.
¿Le suena familiar? Debe saber qué tanto nerviosismo puede ser prevenido.
Existen maneras de preparar una presentación objetiva sobre los resultados de la empresa con bastante tranquilidad, de forma que sea lo suficientemente claro como para no generar muchas dudas entre los colaboradores debido a la falta de objetividad.
¿Quiere saber cómo mostrar resultados a la junta directiva sin estresarse?
Conozca nuestros consejos para tener más confianza al hacer una presentación, ya sea presentación de objetivos y resultados, reunión de resultados mensuales, presentación de resultados de ventas o cualquier otro tipo de presentación de resultados para la empresa.
Después de leer este artículo, seguramente podrá explicar de manera clara, concisa y eficiente los resultados logrados por el equipo.
Cómo armar una presentación de resultados para los directivos de su empresa
Antes de conocer nuestros consejos para una presentación, aquí va una pregunta: ¿Sabe qué es la presentación de resultados?
Conozca cómo es de fácil entender qué es una presentación de resultados en una empresa:
Se trata de una reunión formal durante la cual las cifras, los indicadores de rendimiento (KPIs) y otros datos relevantes del negocio se divulgan a la junta directiva (u otra audiencia, según corresponda), generalmente con la ayuda de una presentación de diapositivas proyectada en una sala juntas o incluso auditoría.
¿Comprendió lo que es una presentación de resultados de la empresa?
Entonces, ¡ahora vamos a los consejos!
1- Conozca de qué está hablando
Estudie bien los números para tenerlos en la punta de la lengua.
Parece obvio, pero muchos gestores pecan al pedir que otra persona prepare la presentación.
Los números son importantes para usted y lo dirigirán al norte de la empresa después de un análisis detallado, por lo que es importante que los entienda y sepa lo que significan para la empresa.
Solo después de saber bien de lo qué está hablando, siga al siguiente consejo.
2- Coloque los resultados en papel
Antes de armar la presentación, separe los temas principales que deben compartirse con la audiencia que asiste a la reunión.
Objetivos cumplidos y no cumplidos; costos operativos fijos y variables; ingresos y ganancias, tanto brutos como netos; Tener los valores mensuales y anuales a la mano ayudará bastante a la hora de mostrar la presentación.
Para el desglose de los objetivos por equipo, también es importante hacer análisis de gastos y ganancias generadas por sector siempre que sea posible.
En el caso de comercios, también es importante contar con el margen de contribución de cada producto al balance final.
También separe datos como activos, pasivos y patrimonio.
3- Conozca su audiencia
Dependiendo de su audiencia el abordaje irá cambiando: es diferente hablar con los accionistas, un equipo técnico o todos los empleados de una empresa.
Así como no es necesario compartir cierta información con algunos sectores, otros sectores necesitan comentarios detallados, incluso para crear nuevas metas acordadas para el próximo ciclo.
4- Monte la presentación de resultados
¿Qué infraestructura estará disponible para usted?
¿Un auditorio o una sala de reuniones, un televisor, un cuaderno o una pantalla grande?
Todo esto influye en la mejor manera de presentar los datos.
Organice los resultados en una presentación de Power Point agradable para visualizar de acuerdo con el tamaño de la pantalla del recurso tecnológico disponible.
Conozca cuánto tiempo tiene disponible y este determinará su nivel de detalle. Tenga en cuenta que cuanto más cortas sean las explicaciones, más fácil será mantener alerta a la audiencia.
No tenga miedo de dar el plato fuerte: comience presentando todos los datos clave cuando la audiencia esté en su nivel más alto de atención.
Deje en claro qué sectores han cumplido los objetivos, cuáles no, el costo operativo y los resultados, es decir, el beneficio alcanzado.
Luego, use recursos gráficos para facilitar la visualización de los datos (Excel hace los gráficos automáticamente, basta con ingresar los datos correctamente), preferiblemente mes a mes.
Termine dejando tiempo para preguntas: estará preparado para responder si siguió nuestros consejos.
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