Ahorrar tiempo se ha convertido en una necesidad real. Después de todo, es muy común escuchar (¡y decir!) que el día necesitaría más de 24 horas para cumplir con todas las obligaciones, ¿verdad?
En el ámbito profesional, no es de extrañar que se siga reafirmando la frase «el tiempo es dinero». Además, el hecho de tener más períodos de descanso y de poder dedicarse a la vida personal también tiene un impacto directo en la productividad y la calidad de vida diaria.
La verdadera solución a estos problemas no es sólo acelerar el cumplimiento de las tareas o el sueño imposible de «detener el reloj”. Es mucho más simple: se trata de administrar el tiempo que dispone adecuadamente. ¿Pero cómo se hace esto? !Acá mostraremos algunas técnicas de gestión del tiempo!
¿Cómo ahorrar tiempo?
Hoy en día, existen varias técnicas de gestión del tiempo, desde las más simples hasta las más sofisticadas. Para aplicarlas, se puede utilizar desde un lápiz y un papel, incluso adoptar un software especializado que le ayudará en su vida diaria.
Las soluciones pueden ser muy prácticas y simples de adoptar.
Conozca algunas técnicas de gestión del tiempo
1- Método GTD
La metodología GTD (por sus siglas en inglés “Getting Things Done”) asume que obtener tranquilidad al controlar las cosas traerá mejores resultados. Su aplicación se hace en 5 pasos:
- Captura: en este primer paso, el objetivo es recolectar todo lo que merece su atención y organizarlo. Ejemplo: Piense en las actividades que realmente necesite hacer y haga una lista de tareas, en su ordenador, en el smartphone o en papel.
- Aclarar: ahora, es necesario analizar con mucha atención cada información que ha recogido y decida si cada una exige una acción o no.
- Organizar: organice los elementos que quedaron del paso anterior de la manera que prefiera. Haga listas y agrupe las tareas según las similitudes entre ellas.
- Reflexionar: revise frecuentemente todas las listas que ha hecho para asegurarse de que no se olvida de ninguna tarea. Como mínimo, debe hacer esta revisión una vez por semana.
- Activar: es hora de realizar realmente las tareas seleccionadas en sus listas.
2- Método Pomodoro
La llamada técnica Pomodoro (tomate, en italiano) es otra opción entre las técnicas de gestión del tiempo que se consideran muy eficientes.
El método también es ampliamente utilizado por los estudiantes que buscan un mejor uso en su tiempo de estudio.
Creada en el década de 1980, la técnica predica la división de los flujos de trabajo en intervalos de tiempo (llamados «pomodoro», cada uno de 25 minutos), prometiendo estimular la concentración y la agilidad del funcionamiento del cerebro. Las etapas del método serían:
- Listar: cree una lista de tareas que necesite realizar.
- Cronometrar: establezca un temporizador en 25 minutos.
- Trabajar sin pausas: de la lista inicial, seleccione una tarea para realizarla primero y trabaje en ella sin ninguna interrupción (¡es esencial no hacer pausas en la tarea durante este período!)
- Pausa: tan pronto como los 25 minutos hayan pasado, tome un descanso de 5 minutos, aprovechando ese tiempo para hacer algo que lo relaje.
- Reanudar: después del descanso, reanude las actividades para otro «pomodoro». Tómese un descanso al final de cada uno.
- Pausa larga: después de cuatro «pomodoros», tomar una pausa más larga, de 30 minutos, y luego comience la tarea nuevamente.
- Tarea completada: solo cuando haya terminado, tache la tarea de su lista inicial.
3- Método Kanban
El método Kanban es más que una metodología de administración del tiempo, es una técnica de gestión de proyectos ampliamente utilizada en las grandes empresas, pero que también se puede utilizar, de forma simplificada, para planificar mejor su vida diaria.
Esta metodología consiste en agrupar las tareas en un cuadro dividido por listas. Manualmente (o con la ayuda de un software), cada tarea debe ser escrita en una tarjeta y transferida según el progreso de su proceso.
Por ejemplo: crear una tabla con listas tituladas «en curso», «terminadas» y «para comenzar» y posicionar las tareas en cada división a medida que se realizan.
Software para gestionar mejor su tiempo
Mucho más allá del papel y el bolígrafo, existen técnicas de software de gestión del tiempo que le ayudarán a optimizar su tiempo y aumentar su productividad diaria. Muchos pueden incluso utilizar y combinar métodos como los mencionados anteriormente de una manera más simple y rápida.
Por ejemplo:
- Trello: software que utiliza la metodología Kanban, ideal para la gestión de proyectos.
- Evernote: en la nube, ofrece opciones como crear listas, recordatorios y adjuntar documentos, además de poder compartir este contenido con otros.
- Google Calendar: un calendario digital que indica cuáles son sus tareas y cuándo deben entregarse.
- Software de comunicación interna: en una organización, la comunicación interna efectiva es esencial para ahorrar tiempo. Opciones como Slack, HipChat, Azendoo e incluso las redes sociales (corporativas o no) pueden colaborar en este proceso.
- Unidades en la nube: compartir archivos en unidades en la nube es una excelente solución para aumentar la eficiencia. Software como Google Drive, DropBox y OneDrive son opciones útiles.
Otros consejos importantes
- Automatice las tareas repetitivas: utilice un software para ayudar en actividades que se realizan con mucha frecuencia, como la emisión de facturas, por ejemplo.
- Comience con las tareas «menos emocionantes»: las tareas más desagradables son las que generalmente demandan más tiempo y energía. Entonces, comenzar con ellas puede ser más eficiente que dejarlas hasta el final del día, cuando el cansancio normalmente será mayor.
- ¿Tareas importantes o urgentes? Sepa cómo decidir qué tareas son importantes y cuáles son urgentes, después de todo, debe comprender que no son sinónimos. A partir de ahí, delegue tareas sin importancia y priorice las que son urgentes. La matriz de Eisenhower es una técnica de gestión del tiempo que lo ayudará en este caso.
- Saber delegar atividades: poder delegar tareas a personas de confianza y supervisarlas le ahorrará el tiempo que pasaría intentando hacerlo todo usted mismo.
- Hábitos saludables: se ha comprobado que adoptar hábitos saludables, como separar parte del día para hacer ejercicio y mantener un sueño regulado, es una de las claves para mejorar su productividad y, sobre todo, tener una vida equilibrada.
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