APRENDA CÓMO HACER INDICADORES DE DESEMPEÑO EN EXCEL PASO A PASO
Durante mucho tiempo, toda la información empresarial tenía que ser analizada basándose en cálculos realizados en papel y lápiz, con ayuda de una calculadora como máximo, lo que tomaba mucho tiempo y podía generar información confusa.
Ahora con la aparición de las hojas de cálculo, esta realidad ha cambiado. Hoy con la ayuda de Google Sheets o Excel, los profesionales capacitados pueden organizar mejor todos estos datos.
Aprender a cómo hacer indicadores de desempeño en Excel se encuentra entre las prioridades de muchos gerentes empresariales que buscan agilizar la forma en cómo controlan y acompañan sus procesos de negocio.
Después de todo, el análisis de toda la información de gestión de manera eficiente puede contribuir a potenciar los resultados de la empresa de manera decisiva.
Incluso con soluciones más completas y prácticas, como un software de gestión, las hojas de cálculo pueden ser muy útiles, pero se debe tener cuidado para evitar errores.
Lea este artículo sobre cómo crear indicadores de desempeño en Excel y descargue una plantilla de indicadores de desempeño lista para usar.
La importancia de los indicadores de desempeño
Antes de aprender a hacer indicadores de desempeño en Excel, reforcemos la importancia de esta herramienta para su negocio.
Entre más información tenga sobre su negocio, más fácil será tomar mejores decisiones, ¿verdad? El objetivo de los indicadores de desempeño es precisamente facilitar la interpretación de los resultados obtenidos.
Por esta razón, podemos resumir la importancia de los indicadores de desempeño de la siguiente manera:
- Información precisa sobre diversas áreas de la empresa
- Asistencia para que el gerente tome las mejores decisiones para el negocio
- Comprensión rápida de la información relevante
- Datos siempre actualizados según las operaciones de la organización.
¿Cómo hacer indicadores de desempeño en Excel?
Una forma de aprovechar todos los aspectos positivos que acabamos de mencionar es mediante el uso de hojas de cálculo digitales.
Para esto, solo necesita saber cómo hacer indicadores de desempeño en Excel, una herramienta accesible y ampliamente utilizada en el mundo corporativo, especialmente por aquellos que dominan sus secretos.
Para ayudarlo con esta tarea, hemos preparado paso a paso cómo hacer indicadores de desempeño en Excel:
1. Cree una hoja de cálculo
El primer paso de nuestro esquema de cómo hacer indicadores de desempeño en Excel Es planificar los datos que desea trabaja en esta hoja de cálculo.
Existen varios indicadores de desempeño importantes, pero no puede trabajar con todos al mismo tiempo, ¿verdad?
Por lo tanto, planifique los siguientes factores:
- ¿Qué indicador de desempeño desea analizar?
- ¿Qué datos se requieren para calcular este indicador?
- ¿Quiénes son las personas que usarán la hoja de cálculo?
- ¿Qué información clave quiere obtener?
- ¿Cómo quiere organizar la información?
Por lo general, al crear una hoja de cálculo de indicadores de desempeño en Excel, debe definir como indicadores clave (también llamados KPIs) aquellos procesos que más agregan valor a su solución comercial a lo largo de la cadena de procesos.
2. Organice la información necesaria para el indicador
Ahora que ya ha establecido los objetivos de su hoja de cálculo, es hora de colocar manos en la masa. No hay forma de hacer KPIs en Excel sin una buena organización de la información.
El primer paso es organizar todos los datos necesarios para calcular el indicador de desempeño.
Supongamos que desea calcular un indicador financiero, por ejemplo, el indicador de rentabilidad. Para hacer esto, deberá organizar dos columnas de datos: ingresos mensuales y ganancias mensuales para el período del informe.
Es con base en esta información que se calculará el indicador. Idealmente, esta información debe extraerse de otra hoja de cálculo que es construida en base en los resultados del negocio, manteniendo su hoja de indicadores siempre actualizada y ágil, sin demasiadas fórmulas y datos.
3. Use fórmulas para calcular datos buscados
Es el uso de las fórmulas de Excel lo que hace posible calcular indicadores de desempeño tan fácilmente. Aunque muchos gerentes consideran que las fórmulas son demasiado complejas, la verdad es que solo necesita usar fórmulas simples para lograr su objetivo.
En este ejemplo de cómo hacer KPIs en Excel, volvamos al indicador de rentabilidad. Para hacer esto, simplemente divida el beneficio del período entre los ingresos del período. Si la información está organizada en dos columnas paralelas, la fórmula es «= A2 / B2»; se puede aplicar de la misma manera para toda la hoja de cálculo.
4. Organice la información para facilitar el análisis
Una vez que haya calculado los indicadores, puede simplificar aún más el análisis.
Si tiene datos de rentabilidad mensuales, puede hacer un gráfico para comparar la evolución durante el año, identificando los altibajos, y haciendo un análisis de estacionalidad de su negocio.
Use las herramientas de gráficos de Excel para ver fácilmente sus indicadores.
5. Realice varias pruebas para garantizar un funcionamiento correcto
Ahora sabe cómo hacer indicadores de desempeño en Excel, Sin embargo siempre es importante tener en cuenta el correcto funcionamiento de toda la hoja de cálculo.
Una sola fórmula incorrecta hará que todo su análisis sea inexacto. Excel es una gran herramienta para manejar datos, pero aún tiene muchas limitaciones en comparación con un software de gestión.
6. Busque integrar información de múltiples indicadores
A medida que calcula todos los indicadores de desempeño relevantes para su negocio, puede comenzar a crear fórmulas para integrarlos, como comparar el indicador de rentabilidad con el indicador de ventas para encontrar una correlación.
Peligros de las hojas de cálculo en la gestión del desempeño
Es importante destacar que existen otras alternativas para facilitar el análisis de estos datos. Incluso con la facilidad de las hojas de cálculo, todavía tienen algunas limitaciones.
Eche un vistazo a algunos de los peligros de las hojas de cálculo en la gestión del desempeño de su negocio, que son aún más evidentes en comparación con un software de gestión como el STRATWs ONE de Siteware:
- Errores de fórmula que pueden comprometer todo el análisis
- Falta de seguridad de la información almacenada en una hoja de cálculo
- Dificultad para manejar datos complejos, lo que requiere múltiples hojas de cálculo y fórmulas.
- Pérdida de tiempo en comparación con la automatización proporcionada por el software de gestión
- Impacto negativo en la competitividad debido a la demora en la toma de decisiones
Siteware ha desarrollado un sólido software de gestión del desempeño empresarial robusto y simple de usar. Con él, puede hacer que la información sea más transparente, realizar un seguimiento de todos los indicadores de desempeño que necesita e impulsar la mejora continua en su negocio.
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