En otros contenidos de este blog ya hablamos sobre algunos de los métodos más utilizados para mejorar la gestión, tales como el DMAIC y el A3. Esta vez, elegimos hablar acerca de una metodología muy conocida y utilizada para mejorar los procesos y para la solución de problemas: el Ciclo PDCA – Plan, Do, Check, Act = Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA en español).
El Ciclo PDCA es considerado una herramienta completa y eficiente. Es uno de los métodos más conocidos para ayudar en la ejecución de la planeación estratégica de forma eficiente en las empresas.
La calidad de los servicios ofrecidos por las empresas es cada vez más, un diferencial necesario para el éxito y para destacar en el mercado, para eso, la eficacia de los procesos se muestra como factor determinante en el desarrollo del negocio.
Antes de construir un ciclo PHVA, es importante saber que esta metodología tiene como objetivo ayudar en la ejecución de la estrategia. Por lo tanto, la estrategia debe ser previamente desarrollada, contando con un equipo preparado y consciente.
De esa forma, los objetivos de la gestión podrán no sólo salir del papel, sino también tener su proceso de ejecución monitoreado para que no se pierdan en el camino. El uso del ciclo en el ambiente organizacional es un camino posible para mejorar los resultados y promover el desempeño de las empresas.
En este artículo, explicamos qué es el ciclo PHVA desde el origen de la metodología hasta su simple y eficiente aplicación práctica. ¡Acompáñenos!
¿Cómo surgió el ciclo PHVA?
El Ciclo PHVA (o PDCA por sus siglas en inglés) también es llamado como ciclo de Shewhart o de Deming, nombres que dan crédito a sus idealizadores.
El ingeniero Walter Shewhart fue el creador del método en los años de 1920, pero el modelo se hizo famoso sólo en los años de 1950 principalmente en Japón gracias al profesor americano William Deming, que es considerado el padre del control de calidad en los procesos productivos.
Sus creadores se inspiraron principalmente en los americanos Clarence Irving Lewis y John Dewey, que fueron dos de los fundadores de la escuela filosófica del pragmatismo, además de otros diversos filósofos que escribieron sobre la generación de conocimiento.
Dewey reflexionó sobre la solución de problemas en cinco pasos, los cuales fueron esenciales para la creación del Ciclo PHVA que hoy conocemos, estos son:
- Percibir la dificultad
- Localizar el problema
- Definir el problema
- Sugerir posibles soluciones y desarrollar por medio del raciocinio las influencias sugeridas
- Observar posteriormente las soluciones aplicadas que llevan a su aceptación o rechazo
Inicialmente el ciclo fue desarrollado para ser aplicado en la administración de la calidad de la gestión, siendo la herramienta de calidad PHVA un método recomendado para la mejora continua de la calidad de los productos y servicios de la empresa.
Pero su uso fue mejorado y hoy en día el ciclo PDCA es una de las principales herramientas para comprender el proceso administrativo y para la solución de problemas.
El método pasó por varios cambios durante sus más de 90 años de existencia y ha venido siendo adaptado para ser utilizado en cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño o área de actuación.
Pero después de todo, ¿Qué es el ciclo PDCA?
El ciclo PHVA, ciclo de Deming o ciclo de mejora continua, es una metodología usada para la mejora continua de los procesos y la solución de problemas en las empresas. Este método se utiliza para solucionar problemas que no se visualizan fácilmente.
En general, estos problemas también sufrieron varios intentos fallidos de una posible solución. Sus propósitos son acelerar y perfeccionar las actividades de una empresa, por medio de la identificación de los problemas, sus causas y posibles soluciones.
Este es un método iterativo. Usted debe estar preguntándose: ¿Qué es eso? Es sencillo, es un tipo de proceso que en cada repetición, se llega a un resultado diferente.
Esos resultados a su vez se utilizarán de forma acumulativa.
De esa manera, se puede decir que el ciclo PHVA es un ciclo que trae resultados diferentes y complementarios en cada uso, lo que hace que sea un método de uso continuo para mayor éxito en la resolución de problemas.
¿Pero por qué es importante? Porque posibilita la identificación de fallas, lo que hace más sencillo el proceso de reparación de las mismas. Además, el Ciclo PDCA prioriza la medición, factor importante en la gestión.
Es esencial medir sus resultados estadísticamente con datos concretos, para poder administrar y repetir los mejores procesos o evitar los que no generan resultados.
También se puede usar tanto como método de implementar nuevas ideas como para la solución de problemas. El ciclo PHVA se puede implementar en todos los niveles de una organización, desde la gerencia hasta la operación.
¿Cómo aplicar el Ciclo PHVA en mi empresa?
La sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Act, que se traduce como:
- Planear;
- Hacer;
- Verificar;
- Actuar;
Esos son los 4 pasos del ciclo que normalmente comienza por la planeación.
Existe la posibilidad de utilizar variaciones, dependiendo del tipo de objetivo buscado por la empresa.
1ª etapa: PLANEACIÓN
Su orden lógico comienza con el PLANEAR o PLAN que se concentra en la parte estratégica. El proposito aquí, es analizar la información para establecer objetivos y metas.
Es importante elaborar un plan/estrategia que resuelva los problemas encontrados, desarrollarlos con base en los valores y directivas políticas de la empresa, para después tener en consideración el establecimiento de los objetivos pretendidos con el ciclo.
Luego, se elige el camino a seguir para lograr los objetivos y también la definición de los métodos que se utilizaran para lograrlo.
Además de esas fases, en la planeación se elige el equipo que hará parte del proceso incluyendo a los líderes de cada uno.
La etapa de planeación del ciclo PHVA se divide en 4 partes, estas son:
1. Identificación del problema
En esta fase, es importante definir el problema y reconocer la importancia de éste para el desarrollo de la actividad. Pregúntese “¿Qué está sucediendo?”.
Realice un análisis del problema, muestre las pérdidas causadas por el problema y proponga una fecha para que el problema sea solucionado.
Para tener una mejor visión del problema, usted puede usar informes, datos, gráficos, fotos o herramientas como el Brainstorming.
2. Observación del problema
En esta fase, el problema debe ser observado detalladamente con sus características específicas. Esta puede ser la fase más demorada del proceso ya que las características del problema deben ser analizadas desde varios puntos de vista, además de observar el problema en los lugares donde suceden.
Herramientas como el Análisis de Pareto generalmente se usan para apoyar este paso. Cuando se complete le permitirá al grupo estimar el presupuesto necesario para resolver el problema, así como la meta que será alcanzada con su solución.
3. Análisis del problema
La pregunta que se debe hacer durante el análisis PHVA es “¿Por qué este problema está sucediendo?”
Es en esta fase que se descubren las causas.
Hacer un análisis de las posibles causas, ponerlas en orden de relevancia y elegir las más probables, además de probar esas hipótesis con nuevos datos recolectados y desechar las más improbables, forma parte de la selección de causas del problema.
Aquí, por ejemplo, se pueden usar las herramientas: los “5 Porqués”, la Prueba de Hipótesis o el Diagrama de Causa y Efecto / Ishikawa.
4. Plan de acción
Después de identificar las causas del problema, es hora de crear acciones para resolverlo. El 5w2h o Plan de Acción son herramientas ideales para esta etapa porque permite describir claramente qué se debe hacer, quién será el responsable y cuándo deberá ser concluida cada tarea planeada.
2ª etapa: EJECUCIÓN
En la fase DO o HACER, es donde efectivamente se pone en práctica la ejecución del plan de acción creado.
Esta es una de las etapas más importantes del ciclo y debe ser acompañada de cerca para que las acciones sean ejecutadas conforme a lo planeado.
Es importante anotar y evidenciar los resultados (buenos o malos) de cada tarea concluida, lo que permite un aprendizaje necesario para el equipo involucrado durante el proceso.
3ª etapa: VERIFICACIÓN
En el CHECK o VERIFICAR, es donde tiene lugar la revisión de lo que se realizó y de los resultados obtenidos con el plan de acción. Esta etapa puede ser desarrollada a lo largo de la ejecución del plan de acción o formalmente al final del mismo, e incluso puede sumar personas o grupos externos al equipo responsable para la solución del problema.
Esa verificación consiste en confirmar si lo que fue planeado ya está implantado, más allá de comparar los resultados entre el antes y el después, y el alcance de la meta propuesta. Si los resultados recogidos en la verificación no son satisfactorios, es recomendable que se vuelva a la fase de Planeación del ciclo PHVA.
4ª etapa: ACCIÓN
La última etapa, el ACT o ACTUAR, nos permite reflexionar sobre el camino que será tomado al final del ciclo: cómo será la divulgación de los resultados y del aprendizaje adquirido y qué hacer con los eventuales problemas remanentes que podrán ser abordados en un nuevo “Giro del ciclo PHVA”, para la mejora continua de los procesos.
Esta etapa se divide en 2 partes:
1. Estandarización
Aquí se estandariza lo que funcionó en el plan de acción para evitar que el problema vuelva a ocurrir.
Esa estandarización se hace a partir de la creación o revisión de documentos que describen los procesos (estándares).
Además de eso, es importante comunicar los cambios en los diversos vehículos de comunicación de la empresa, tales como correos electrónicos, reuniones, etc. Para que esa estandarización sea efectiva, el equipo debe poder desarrollarla, lo que requiere capacitación y educación para los involucrados en el cambio.
2. Conclusión
En este momento el equipo hace una reflexión sobre todos los resultados (con la ayuda de gráficos, fotos y otras herramientas, tales como el Análisis de Pareto o la Hoja de Verificación). Se debe documentar lo que funcionó y lo que no funcionó, identificar lo que aún puede mejorar en el proceso, registrar el aprendizaje que el ciclo generó para el grupo y pensar en los planes futuros.
Conclusión
El Ciclo PHVA o PDCA es considerado unas de las más sencillas y eficaces metodologías entre las herramientas de gestión de calidad actuales.
Usar este método de forma preventiva y continua, ayuda en la identificación de posibles mejoras en los procesos, evita decisiones impulsivas tomadas por el equipo y desperdicios de recurso, además de priorizar la medición de datos y resultados esenciales para la buena gestión.
Para que esos beneficios de PHVA surjan con su uso, es esencial que los colaboradores involucrados en el proceso tengan cuidado al formar el equipo responsable para el desarrollo del ciclo PHVA, se debe realizar la capacitación adecuada para que los métodos utilizados sean de dominio de todos para que las etapas sean exitosas.
Finalmente, ¡el ciclo debe ser un proceso continuo! Sus etapas deben estar en constante desarrollo y no deben ser abandonadas. Cuando un ciclo se termina, otro debe comenzar. Sólo de esa forma las mejoras de los procesos y de las actividades serán acumulativas y visibles para toda la organización.
Ahora que ya sabe el paso a paso del Ciclo PDCA, ¡es hora de aplicarlo para obtener mejores resultados!
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