El método Kanban fue formulado por David J. Anderson y es un enfoque del proceso evolutivo y los sistemas de cambio en una organización.
En términos simples, la metodología Kanban se define como:
- Una forma de organizar el caos que rodea a los equipos, lo que hace necesario priorizar las tareas y mantener el enfoque claro para todos.
- Una forma de descubrir y resolver problemas en su proceso y flujo de trabajo, para que pueda hacer entregas efectivas a sus clientes.
El método Kanban logra estos objetivos al introducir restricciones en el proceso para optimizar el flujo de valor. Si tiene un gran flujo de tareas y actividades, pero lo que se está haciendo no tiene valor, entonces su trabajo ha sido en vano.
Si el valor de su negocio no fluye en su empresa y a sus clientes de manera consistente, su negocio no debería estar funcionando al máximo. Además, al cambiar el enfoque al flujo, la metodología Kanban lo ayuda a ajustar su cerebro para que valore completar más que comenzar tareas.
Metodología Kanban: ¡deja de comenzar y comienza a terminar!
Parece sentido común, ¿verdad? Pero la mayoría de nosotros estamos programados para agregar valor a lo que comenzamos a desarrollar. El método Kanban nos recuerda que debemos dejar de comenzar varias tareas y comenzar a completarlas.
Hay 9 puntos en el método que necesita saber. Se dividen entre cuatro principios básicos (cómo debe pensar) y cinco propiedades (lo que se debe hacer).
Principios básicos:
1. Comience con lo que está haciendo ahora.
La metodología Kanban no prescribe un procedimiento específico. Puede aplicarlo en el flujo de trabajo existente de su empresa para aclarar sus problemas y puede introducir cambios positivos con el tiempo. Por lo tanto, resulta muy fácil implementar el método, ya que no necesita realizar muchos cambios.
2. Busque cambios incrementales y evolutivos.
Este es un enfoque para la gestión del cambio que fue diseñado para obtener la menor resistencia. De esta manera, el método fomenta cambios evolutivos e incrementales en su sistema actual que son pequeños y continuos. Se evitan los cambios radicales, ya que a menudo encuentran una gran resistencia.
3. Respete los procesos, roles, responsabilidades y títulos existentes.
El método reconoce el valor de los procesos, roles, responsabilidades y títulos existentes; tiene puntos en su forma de hacer las cosas que funcionan bien y deben preservarse. La metodología no prohíbe el cambio, pero tampoco lo hace necesario. Si desea realizar cambios, deben ser incrementales, ya que no generan miedo que pueda obstaculizar el progreso. Pequeños cambios en el curso son más fáciles que cambiar el proceso por completo.
«Los primeros tres principios fueron creados para evitar la resistencia emocional al cambio» – David J Anderson
4. Fomentar actitudes de liderazgo en todos los niveles.
Esta actitud es alentada por varias metodologías y Kanban no es la excepción. No tiene que ser un supervisor, coordinador o un ejecutivo para ser un líder. Algunos de los líderes más inspiradores emergen en la primera línea de su equipo, a través de las actitudes diarias de la ‘gente común’. Todos deben alimentar una mentalidad de mejora continua, para lograr el mejor rendimiento como equipo, departamento o empresa. Esta no debería ser una actitud solo de la gerencia.
Propiedades:
1. Visualice el flujo de trabajo.
Se debe comprender lo que se necesita para obtener un artículo, desde el pedido hasta la entrega. El objetivo del método Kanban, es realizar cambios positivos para optimizar el flujo de trabajo en su empresa. Solo después de comprender cómo funciona el flujo de trabajo en este momento, puede comenzar a pensar en mejorarlo haciendo los ajustes necesarios.
Hacer cambios antes de comprender el escenario es como poner el carro delante del caballo y puede llevarlo a tomar decisiones que son, en el mejor de los casos, inútiles y, en el peor, dañinas.
La forma más común de ver su flujo de trabajo es usar tarjetas y columnas, donde representan los pasos de su flujo.
Es importante recordar que no hay solo un flujo de trabajo o categorías correctas para sus proyectos. El método Kanban no indica un flujo específico, si hablamos con 5 personas de 5 compañías diferentes, probablemente encontraríamos 5 flujos de trabajo diferentes.
2. Limitar el trabajo en progreso.
Limitar el número de actividades en desarrollo implica un sistema de ‘cambio de carriles’ en alguna de las partes o en todo el flujo.
El punto fundamental es que el número de tareas en progreso en cada etapa del flujo, es limitado, y que el nuevo trabajo ´cambia de carril´ a la siguiente etapa, tan pronto como haya disponibilidad. Estas restricciones iluminarán más rápidamente las áreas más problemáticas de su flujo de trabajo para que pueda identificar y resolver problemas. Limitar las tareas en curso es uno de los pilares principales de la metodología Kanban.
3. Administre el flujo.
El objetivo de crear un sistema de proceso Kanban es crear cambios positivos. Pero antes de crear un cambio, debe saber qué cambiar. Usted descubre qué cambiar al comprender cómo va su flujo, al analizar las áreas problemáticas donde el trabajo evoluciona menos y al definir los cambios para luego implementarlos.
Repita el proceso para ver qué efecto han tenido sus cambios en su sistema, ya que necesita saber si los cambios tuvieron un impacto positivo o negativo en lo que quería cambiar. Es un ciclo sin fin.
4. Dar a conocer políticas de procedimiento.
No puede mejorar algo que no comprende. El proceso debe definirse, publicarse y socializarse, de forma explícita y sucinta. Sin una comprensión explícita de cómo funcionan las cosas y cómo se hace el trabajo, cualquier discusión sobre los problemas tiende a ser emocional y subjetiva.
Cuando todos entiendan lo que se está haciendo ahora y cuáles son sus objetivos, puede comenzar a tomar decisiones que lo llevarán a una dirección positiva. Las elecciones serán más racionales, empíricas y las discusiones de los problemas más objetivas. De esta manera, facilita el consenso sobre sugerencias para posibles mejoras.
5. Mejorar en colaboración.
La mejora continua es una parte clave del uso correcto del proceso Kanban. Si no se está mejorando continuamente, pero hace todas las otras partes de la metodología Kanban, lo está haciendo mal.
Cuando los equipos tienen una comprensión compartida del trabajo, el flujo, los procesos y los riesgos, es más fácil para ellos construir una comprensión única del problema y sugerir medidas de mejora que se proponen en consenso.
