Tres herramientas para el análisis de la causa raíz como guía para la toma de decisiones
La gestión de resultados se ha convertido en una herramienta cada vez más poderosa para alinear los equipos en torno a un objetivo común.
Dejar claro los fines y, principalmente, los métodos para lograr resultados, es primordial para mantener un equipo cohesionado e integrado.
Sin embargo, existen herramientas que hacen que el proceso de análisis de causa raíz sea aún más poderoso, lo que permite una mayor visibilidad y claridad en el monitoreo de objetivos e indicadores.
En este artículo seleccionamos algunas herramientas de análisis de problemas, diagramas de decisión y otras formas de hacer el análisis de causa raíz.
Lea atentamente y conozca las herramientas más conocidas de resolución de problemas, como el método de investigación 5 por qués, el gráfico Ishikawa («espina de pescado» de calidad o análisis de causa y efecto) y el análisis de Pareto, entre otros conceptos similares, son formas excelentes de identificar la causa raíz del problema.
Introducción al análisis de causa raíz
Muchas de estas herramientas de análisis de problemas provienen del concepto de gestión de calidad, que surgió para garantizar la calidad y el estándar de los procesos de fabricación.
Para esto, se crearon una serie de herramientas y métodos de análisis de causa raíz para garantizar que la fabricación de los productos mantuviera un estándar de calidad percibido por el mercado.
La mayoría de estas metodologías se basan en el concepto de mejora continua.
Este conjunto de actividades se resume con el acrónimo PDCA (acrónimo en inglés de Plan, Do, Check, Act).
La evolución de estas herramientas de análisis de problemas ha hecho abandonar cada vez más las plantas y fábricas para llegar a las oficinas de administración, integrando el grupo de las herramientas de gestión más utilizadas.
Los conceptos y herramientas para el análisis de la causa y el efecto o el análisis de la causa raíz de los problemas, por ejemplo, utilizados anteriormente sólo en líneas de producción, comenzaron a ocupar la rutina de los gerentes en todas las áreas de la empresa.
El enfoque práctico y centrado en la resolución de problemas permitió la adopción de estas metodologías para brindar un gran beneficio a la alta dirección, debido a su objetividad y facilidad de monitoreo, especialmente si se combina con herramientas de toma de decisiones.
En términos prácticos, el proceso de análisis de causa raíz puede definirse, en un contexto general, como:
- Definir el problema.
- Identificar posibles causas.
- Verificar las causas reales.
- Proponer una solución al problema.
- Implementar una solución.
- Analizar los resultados.
En el ámbito de la alta dirección, el análisis de causas y efectos se aplica generalmente a las desviaciones de los objetivos, con el fin de identificar los principales factores que llevaron al fracaso de ese período.
De esta forma, cuando se trata de las causas de la desviación de los objetivos, los gerentes intentan mantener la meta cerca de la cantidad a alcanzar y, por lo tanto, en línea con las expectativas de la compañía.
Sin embargo, existen varias herramientas de análisis de causa raíz para el problema, cada una con sus particularidades.
Depende de cada equipo definir cuál o cuáles son las mejores herramientas de análisis de problemas que se aplicarán dentro de sus respectivas realidades.
Aquí se profundizará en tres formas principales de hacer análisis de causa raíz:
- Diagrama de Pareto.
- Metodología de investigación de espina de pescado – Gráfico de Ishikawa.
- Método de investigación 5 Por qués.
1- Diagrama de Pareto
El Diagrama de Pareto es un ejemplo práctico de una herramienta que permite la identificación y selección de elementos que son responsables de causar un gran efecto en la mejora de los procesos, siguiendo la siguiente relación:
El 80% de los resultados son causados por el 20% de los factores.
Este es el concepto del análisis de Pareto: 80/20.
Desde la perspectiva de un método para identificar problemas, se puede decir que el 80% de los problemas se pueden resolver tratando el 20% de las causas.
Por lo tanto, para crear un Diagrama de Pareto debemos:
- Identificar una meta que no se logró en un período determinado.
- Plantear los posibles problemas que causaron la desviación de dicha meta.
- Asignar la frecuencia con la que aparecen o el grado de relevancia.
- Ordenar los datos de forma descendente según la frecuencia e importancia.
- Calcule el porcentaje para cada artículo y cree una nueva columna con el porcentaje acumulado de la serie.
- Cree un gráfico donde las columnas representan la frecuencia y las filas el porcentaje acumulado.
- Seleccione los problemas que, con los porcentajes agregados, representan el 80% de los factores.
2- Diagrama de Ishikawa
El diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama de causa y efecto o diagrama de espina de pescado, es una herramienta gráfica utilizada para mapear las causas profundas del problema.
Debido a su forma jerárquica, permite agrupar y visualizar diversas causas que se consideran el origen de un problema o una oportunidad de mejora que se quiera lograr, además de sus efectos sobre el problema o el resultado.
En su estructura de análisis de causa y efecto para identificar la causa raíz del problema, la construcción del Diagrama de Ishikawa sigue los siguientes pasos:
- Determinar el problema a analizar.
- Recopilar información sobre el problema.
- Lluvia de ideas sobre el problema con el equipo, enumerando las posibles causas, tanto primarias como secundarias.
- Identificar las causas más relevantes para el problema y agruparlas de acuerdo con las 6M’s.
- Proponer soluciones a las causas planteadas, dejando siempre a una persona responsable de implementar la solución.
Otro detalle importante de cómo hacer un análisis de causa raíz usando el diagrama de Ishikawa, es emplear el método de identificación de problemas usando las 6 categorías definidas por Ishikawa, conocidas como 6M’s:
- Método: ¿cómo afecta el problema la forma en que se realiza el trabajo?
- Maquinaria: ¿cómo influye en el problema los equipos utilizados en el proceso?
- Mediciones o Inspección: ¿cómo influye en el problema las métricas utilizadas para medir el desarrollo de la actividad?
- Medio ambiente: ¿cómo influye el problema en el entorno en el que se realiza la actividad?
- Materiales: ¿cómo influye en el problema la calidad y el tipo de materiales utilizados?
- Mano de obra: ¿cómo influyen las personas involucradas en la actividad en el problema?
Recuerde: estas son solo algunas de las posibles categorías para analizar una problemática con la ayuda de la tabla Ishikawa.
Al utilizar la metodología de investigación de espina de pescado en la búsqueda de calidad en los procesos, debe definir sus propios conceptos, basados en los detalles de su negocio.
3- Método de investigación ‘5 Por qués’
La herramienta de calidad ‘5 por qués’ es la más simple de las presentadas, pero no menos eficiente.
Comienza con el principio de profundizar en torno a un problema, tratando de extraer la causa raíz del conflicto más profundo.
Es ampliamente utilizado cuando se desea mejorar la calidad de las entregas comerciales y proceder a la mejora continua del proceso.
Fue creado por Taiichi Ohno, en la década de 1950. Ohno trabajó en Toyota y se dio cuenta de la necesidad de mejorar la calidad de los productos de la compañía para satisfacer las necesidades de los clientes.
La ejecución de esta metodología se realiza preguntando por qué ocurre un problema particular, consecutivamente, cinco veces.
Después de 5 preguntas, Ohno creía que se habría alcanzado la verdadera causa raíz del problema, y se podrían tomar medidas para eliminarlo y crear un proceso que garantice la calidad de las entregas.
La aplicación de la herramienta de calidad ‘5 por qués’, es especialmente adecuada para problemas con pocas variables.
Cuando los problemas se vuelven más complejos, el análisis de otros factores se hace necesario, y este método no es suficiente para identificar problemas.
Ventajas de usar herramientas de análisis de causa raíz
Finalmente, traemos aquí algunas metodologías más utilizadas para el análisis de causa raíz en los procesos de gestión.
Los grandes beneficios que esta práctica aporta al negocio son:
- Alineación: una vez que los impedimentos para lograr los resultados están abiertos a discusión para todo el equipo.
- Profundidad: como el análisis no es superficial en ninguno de los casos, la probabilidad de que el equipo se centre en la causa real es mayor.
- Estandarización: dado que todos los análisis siguen el mismo guión de ejecución y tienen la intención de llegar a la causa raíz de no poder alcanzar los objetivos.
Pero después de descubrir los problemas y analizar sus causas profundas, ¿cómo priorizar cuáles se resolverán primero?
Para esto, sugerimos una herramienta adicional, la matriz de priorización de decisiones, o diagrama de decisión, conocido como la matriz GUT.
Es muy simple y fácil de usar y debe usarse siempre que tenga muchos problemas que resolver y no sepa con cual comenzar.
La matriz creada por Charles Kepner y Benjamin Tregoe en 1981, sigue siendo muy útil y funciona de la siguiente manera:
Debe usar la tabla a continuación para calificar cada problema, de cero a cinco, refiriéndose a 3 criterios:
- Gravedad del problema.
- Urgencia para resolverlo.
- Tendencia del problema a aumentar.
La matriz creada por Charles Kepner y Benjamin Tregoe en 1981, sigue siendo muy útil y funciona de la siguiente manera:
Debe usar la tabla a continuación para calificar cada problema, de cero a cinco, refiriéndose a 3 criterios:
- Gravedad del problema.
- Urgencia para resolverlo.
- Tendencia del problema a aumentar.
Comprenda mejor cada uno de los criterios en el diagrama de toma de decisiones:
- Gravedad: para este concepto, es necesario definir cómo las consecuencias del problema afectarán el logro de los objetivos estratégicos de la compañía, la seguridad de las personas y la comunidad.
- Urgencia: ¿Qué sucederá si el problema no se resuelve de inmediato? ¿Es posible esperar o se detendrán las operaciones? ¿Hay un plan de contingencia? Considere estos factores para definir qué tan rápido se debe resolver el problema.
- Tendencia: ¿Qué posibilidades hay de que el problema empeore si no se resuelve pronto? ¿Es cada vez más difícil la operación de la compañía?
Con base en estos criterios, asigne calificaciones de acuerdo con esta escala:
- No es un problema urgente o grave, no causa daños inmediatos.
- No es muy urgente, no es muy grave y empeorará a largo plazo.
- Urgente y grave, y empeorará a medio plazo.
- Muy urgente y también muy grave, debería empeorar en poco tiempo.
- Extremadamente urgente y grave en la misma medida. Tiene que resolverse antes de que empeore.
Ponga las notas en la matriz de decisión, multiplique los números y sabrá que el resultado más alto corresponde al problema que debe resolverse primero.
Ahora que sabe cómo analizar las causas raíz de un problema y cómo priorizar las soluciones, ¿qué tal conocer un software que incluye varias herramientas de administración y administración de negocios? ¡Resuelva sus problemas comerciales basados en datos reales y centrados en los resultados!
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