CÓMO IMPLEMENTAR UN PLAN DE ACCIÓN Y HACER SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS
¿Cómo ejecutar un plan de acción? ¿Ha tenido esta duda o domina bien el tema?
La verdad es que muchos ejecutivos saben cómo ejecutar y dar seguimiento al plan de acción. Pero la cuestión es que algunos olvidan cuán importantes son los planes de acción para la planificación estratégica e ignoran el debido proceso.
Aquí hay algunos consejos sobre cómo generar más resultados con esta importante herramienta y fortalecer una cultura de logro de objetivos con sus empleados.
Aproveche e inspírese con un plan de acción empresarial listo para usar. Solo debe seguir los pasos para asegurarse de cómo ejecutar un plan de acción sin errores.
Cómo ejecutar un plan de acción
1. Dele visibilidad del plan de acción
Establecer un plan de acción no es suficiente. Se requiere un seguimiento frecuente del plan de acción y un desglose detallado de las actividades.
Un excelente momento para verificar el progreso de un plan de acción es en una reunión de resultados. Porque generalmente, en estos momentos, se identifican las desviaciones de objetivos y se discuten los caminos a seguir.
El plan de acción, en este caso, actúa como una solución a la desviación y hace que el logro de la meta sea más real.
Por lo tanto, el éxito de los planes de acción de su equipo también se debe al establecimiento de una rutina y una fecha límite para que se finalicen. Además, la disponibilidad de medios para su ejecución.
Por ejemplo, si la acción de un empleado es llevar a cabo una capacitación para mejorar su comunicación, también es su función:
- Verificar y hacer disponibles las asignaciones presupuestarias
- Indicar a personas que ya tienen esta experiencia
- Definir una metodología de implementación
Entre otras medidas.
Recuerde que el plan de acción es parte de un todo y sirve como un «puente» entre el establecimiento de objetivos y el logro de estos. Para llegar a un buen plan de acción hay varias metodologías, tales como:
- Diagrama de Pareto
- Diagrama de Ishikawa que ayuda a identificar la causa raíz de la desviación del objetivo
- 5W2H para establecer los medios para llevar a cabo la acción
Aquí hay un ejemplo de un plan de acción de una empresa preparado con la ayuda de la matriz de Ishikawa:
2. Establezca los objetivos del plan de acción
Su equipo no le da importancia al plan de acción, entonces ¿qué pasa con los objetivos?
Los objetivos tienden a motivar más a las personas porque están directamente vinculados con el objetivo final. Ya sea un mejor desempeño de la compañía para una promoción, un programa de compensación variable o simplemente una cultura organizacional enfocada en resultados.
Los planes de acción, sin embargo, no están tan directamente vinculados. Entonces, ¿por qué no crear una meta por completar los planes de acción?
Mostrar la importancia de los planes de acción, al establecer objetivos por finalización, mejora la urgencia de los empleados para llevarlos a cabo.
Para esto, un cronograma de ejecución puede ser fundamental para la revisión periódica y el seguimiento del plan de acción. Así, a medida que cambian las necesidades, un plan de acción puede ser ajustado.
Vea en esta imagen consejos sobre cómo crear objetivos de manera correcta:
3. Busque un buen formato para el plan de acción
¿Cuál es el mejor formato para planificar y seguir el plan de acción?
Hay empresas que simplemente toman un papel y escriben a mano las acciones que deben realizarse.
Ni siquiera tenemos que nombrar los muchos riesgos que ofrece esta actitud, ¿verdad? Se puede perder el papel o tirarlo a la basura. Incluso si esto no sucede, ninguna planificación escrita en un documento se toma realmente en serio.
Se olvidará fácilmente sin evidencia que demuestre que alguna vez existió.
De igual forma, existe Excel, que puede ser bueno para realizar la metodología 5W2H. Esto ofrece algo más visual y se puede guardar de forma digital, así quedará registro. ¿Pero es la forma más efectiva?
Para que las personas de su equipo planifiquen verdaderamente un plan de acción con responsables, cronogramas, causas raíz y objetivos relacionados, un software puede ser fundamental para crear esa importancia y compromiso.
Con un sistema, el gerente puede ver qué planes de acción están en progreso. Y así, incluso enviar correos electrónicos recordando que algunos aún no se han completado o que el plazo de entrega está atrasado.
4. Ejemplo de un plan de acción listo para una empresa
Hemos creado un ejemplo de un plan de acción empresarial listo para que pueda inspirarse al momento de crear el suyo y saber cómo ejecutar un plan de acción correctamente.
Cómo realizar un plan de acción. ejemplo listo:
- What – Qué hacer: Contratar cursos de aprendizaje a distancia en línea para capacitar al personal de ventas.
- Why – Por qué hacerlo: RR. HH. ha utilizado la matriz de competencias y descubrió que la fuerza de ventas necesita desarrollar una variedad de habilidades, tales como negociación, prospección y calificación de clientes potenciales, entre otros.
- Where – Dónde se realizará: la búsqueda de cursos se realizará en línea y los cursos estarán disponibles en la intranet de la empresa.
- Who – Quién lo hará: el coordinador de recursos humanos y dos analistas del área.
- When – Cuándo: la investigación comienza de inmediato, la selección del curso debe enviarse dentro de 15 días a la junta, que tomará una decisión 7 días después. La implementación del primer curso debería tener lugar 45 días después de esta definición.
- How – Cómo: buscar cursos en Internet, recopilar recomendaciones de quienes ya los tomaron, solicitar cursos «de prueba», solicitar visitas de representantes comerciales, si es posible, y establecer presupuestos para al menos 5 posibles alternativas.
- How much – Cuánto costará: el presupuesto no debe exceder los USD$ 2,500 por mes durante el primer año.
Note que, en este ejemplo de un plan de acción empresarial listo, las respuestas pueden ser inicialmente más amplias. Luego, puede detallar individualmente para cada participante cómo deben llevar a cabo el plan de acción en relación con sus tareas y actividades individuales.
Puede agregar columnas a una hoja de cálculo y nombrar a cada miembro del equipo. Luego conteste las preguntas 5W2H para cada una de ellas. Esto hará que sea mucho más fácil para todos comprender sus responsabilidades individuales y cómo llevar a cabo el plan de acción.
Así es como podría verse esta hoja de cálculo:
Fuente: HEFLO
5- Ponga atención en la estrategia y la priorización
No tener un plan de acción hace que sus objetivos sean extremadamente susceptibles a errores. Por otro lado, tener un plan de acción que no sea eficiente y no aproxime al colaborador a la meta, también puede ser perjudicial.
Tener evidencia de que el plan de acción está contribuyendo a los objetivos es fundamental en una cultura basada en resultados. Para esto, un plan de acción que priorice el tiempo, coloque el esfuerzo en actividades prácticas que puedan ser medidas y muestre a todos la parte estratégica de la planificación y la ejecución es lo que las empresas deben buscar.
Así, será posible resaltar la importancia de esta herramienta de gestión.
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