¿Sabe cómo elaborar un plan de acción para su empresa?
Es fundamental para una empresa tener un plan de acción para lograr los objetivos en sus proyectos y obtener los mejores resultados.
Pero, después de todo, ¿qué es un plan de acción y para qué sirve?
Un plan de acción es una forma organizada que sigue una metodología definida para establecer metas y objetivos, determinar las actividades que deben ser realizadas, asignar los responsables del desarrollo de cada una de las actividades y hacer el seguimiento de un proyecto, para que se puedan alcanzar los mejores resultados.
En realidad, la creación de un plan de acción para una mejor planificación de trabajo en equipo, es una actividad que todos los gestores en algún momento necesitan hacer.
El reto sobre cómo hacer un plan de acción es ganarse a los liderados y mantenerlos comprometidos para que realmente acepten las deliberaciones y contribuyan al el éxito de la operación.
Por eso, en esta publicación, vamos a aprender cómo elaborar un plan de acción eficiente y cómo comprometer a su equipo.
Usted verá también las etapas de un plan de acción y algunas herramientas que podrán ayudarlo a conseguirlo.
Cómo elaborar un plan de acción paso a paso: guía completa
Aprender cómo hacer un buen plan de acción para su empresa no es difícil, existen varias metodologías y herramientas para la elaboración de un plan de acción muy eficiente y aquí le presentaremos algunas de ellas.
Pero, para que todo se desarrolle naturalmente, vamos a comenzar presentado las etapas de un plan de acción sencillo en 7 pasos.
Cómo crear un plan de acción sencillo paso a paso:
La estructura de un plan de acción debe seguir estas etapas, que también sirven de guía para la presentación de un plan de acción.
1. Conozca a dónde quiere llegar
El primer paso para elaborar su plan de acción es considerar la planeación estratégica de la empresa.
Usted, como líder, guía sus acciones por los objetivos corporativos.
Comience haciendo una lista de cómo su equipo contribuye para alcanzar los objetivos de la empresa, de esta manera, usted y su equipo sabrán cómo sus actitudes y aptitudes contribuyen para alcanzar las metas corporativas.
Eso ayuda a comprometer al grupo para tener una visión de su rol en todo el proceso.
2. Cree metas medibles
Una vez que usted tenga una visión clara de lo que debe realizar, el próximo paso es la creación de metas medibles.
El objetivo del plan de acción debe ser definido claramente, después de todo, un plan de acción sirve para alcanzar metas.
Piense en metas que le permitan a su equipo visualizar lo que fue realizado, de esta manera, tendrá tiempo de corregir las desviaciones y posibilitar el alcance de los objetivos.
En el caso de que no se alcancen las metas, usted podrá pedir explicaciones y evaluar el desempeño de los profesionales y del grupo.
Más adelante presentaremos una herramienta que muestra cómo hacer un plan de metas para sus proyectos.
3. Haga una lista de las tareas que serán ejecutadas
Es importante que todas las actividades necesarias para alcanzar el objetivo sean listadas y asignadas a un responsable.
De esta manera y junto con el equipo, haga una lista de todas las tareas y actividades que serán realizadas.
Pídale a cada profesional que coloque en un papel cuáles son sus principales actividades relacionadas y después hable sobre éstas con cada uno de ellos.
De esa manera, todos tendrán en claro cuáles son las actividades que deben ser desarrolladas y quién es el responsable de la ejecución.
4. Divida las grandes tareas en partes pequeñas y más administrables
Algunas tareas o metas pueden parecer más difíciles de ser alcanzadas que otras.
Por eso, en los casos que sea posible, divida las tareas grandes en partes pequeñas, para que sean más fáciles de ser ejecutadas y también administradas.
Eso permite que los colaboradores que las están ejecutando, logren administrarlas con más facilidad y tengan mayor claridad de las actividades que deben hacer para lograr ejecutarlas en el tiempo previsto.
Para el gestor, las tareas pequeñas también representan una mayor facilidad en la gestión.
Eso permite hacer un seguimiento de las acciones con más facilidad, ya que, por ser pequeñas, ocurren más rápidamente, lo que hace posible acompañar el progreso de la meta o tarea.
5. Decida los plazos para las entregas periódicas
Sin plazos específicos no hay forma de establecer un plan de acción y las actividades seguramente no se ejecutarán a tiempo. Incluso, algunas tareas pueden nunca ser concluidas.
Las actividades que ya tienen procesos bien definidos, pueden ser guiadas por plazos preestablecidos.
Aquí también vale la pena consultar a cada profesional para determinar los tiempos de ejecución de esas tareas.
Con plazos preestablecidos, el colaborador logra programarse mejor para la ejecución de sus actividades y dar prioridad de acuerdo a su importancia y urgencia.
Eso le permite al gestor realizar un mejor acompañamiento de la productividad de su equipo y también facilitará la comunicación de todos, ya que el equipo sabrá cuándo una determinada actividad estará concluida.
6. Cree una representación visual para su plan de acción
Después de crear los ítems de acción y definir los cronogramas, el próximo paso es la creación de algún tipo de representación visual de su plan.
Esta representación ayuda en el compromiso de su equipo, ya que todos pueden hacer seguimiento de las actividades.
Al mismo tiempo, una visualización gráfica también permite identificar con facilidad cuáles tareas u objetivos del plan de acción no están siendo ejecutados o alcanzados, lo que permite que puedan ser priorizados y así dar cumplimiento.
7. Acompañe las acciones con frecuencia
Una vez que su plan es establecido, su equipo lo conoce y las metas están programadas, el próximo paso es sencillo: haga del acompañamiento frecuente un hábito.
Pida explicaciones a los responsables para garantizar que todas las personas estén haciendo su parte.
Usted puede, por ejemplo, crear un cronograma de envíos de informes o de presentaciones de resultados individuales o en equipo.
No se puede elaborar un plan de acción sin definir cómo se realizará su acompañamiento.
Un plan de acción puede ocasionalmente debido a eventos o imprevistos, ser alterado o dejado de lado, no permita que eso suceda.
Después de todo para qué sirve el plan de acción, sino como guía para que la capacidad de cumplir plazos, completar tareas y alcanzar los objetivos sea retomada inmediatamente después de la interrupción no deseada.
Revise siempre su plan de acción y comprometa a sus colaboradores a seguir adelante sin perder los objetivos y las metas de enfoque.
¿Quiere conocer la mejor forma de monitorear sus planes de acción?
¿Cree que esas instrucciones son un poco complejas?
¿Tuvo dificultad de visualizar, en la práctica, cómo desarrollar un plan de acción?
¡Tranquilo!
Antes de mostrarle otras metodologías de cómo elaborar un plan de acción, seleccionamos algunos materiales visuales, como ejemplo de plan de acción listo y hasta una presentación de un plan de acción como modelo.
Plan de acción “qué, cuándo, dónde, cómo y porqué”
¿Sabe usted cómo crear un plan de acción paso a paso haciendo estas 5 preguntas?
En realidad, si usted mira con atención, las respuestas a estas preguntas tienen una fuerte relación con las etapas de un plan de acción que presentamos antes.
La idea es responder a cada una de esas preguntas y con eso definir:
- ¿Qué será realizado? Son los objetivos y las metas del plan de acción.
- ¿Cuándo será realizado? Son las fechas y el cronograma.
- ¿Dónde será ejecutado? En este caso, se trata de especificar los lugares donde la acción ocurrirá, que pueden ser una sala específica (o varias) de la empresa, sitios web y herramientas en Internet o un lugar externo.
- ¿Cómo?, ¿cuál metodología será empleada?, ¿qué criterios serán utilizados?, ¿existe una herramienta que todos deben usar un manual de buenas prácticas o Norma ISO?, ¿cuáles son las etapas del proyecto?
- ¿Por qué estamos haciendo eso? Es necesario dejar en claro cuál es el beneficio que la realización del proyecto traerá para la empresa, cómo agrega valor al negocio y a los clientes.
El plan de acción “qué, cuándo, dónde, cómo y porqué” tiene origen en la metodología de cómo crear un plan de acción llamada: 5W que después evoluciona para 5W2H y que corresponde a estas preguntas en inglés:
- What = qué hacer
- Why = por qué
- Where = dónde
- Who = quién
- When = cuándo
- How = cómo
- How much = cuánto
Cómo hacer un plan de acción con la ayuda de otras herramientas
Como lo prometimos aquí están algunas herramientas de gestión de plan de acción que pueden ayudarlo:
Definiendo metas SMART
Esta herramienta ayuda en la etapa de un plan de acción referente a la definición de sus objetivos.
Los objetivos se deben basar en las letras iniciales que forman la palabra SMART (inteligente, en inglés), vea cómo funciona:
- Específica (Specific): la meta no puede ser genérica y amplia, sin traer referencias para el equipo. Debe ser muy objetiva tener enfoque y detallar sin ninguna duda dónde se quiere llegar.
- Medible: lo ideal es que la meta sea representada por un número a ser alcanzado, que se pueda medir sin dificultades ni demoras.
- Alcanzable: metas que estén más allá de la posibilidad del equipo sólo llevan a la desmotivación. Es fundamental definir metas ambiciosas, pero nunca imposibles.
- Relevante: la meta al ser alcanzada debe traer algún beneficio importante para que los objetivos estratégicos de la organización sean alcanzados.
- Tiempo: es fundamental definir el tiempo en el que se espera alcanzar la meta.
PHVA (o PDCA): Plan de acción de mejora de la empresa
El método PHVA (en inglés PDCA) trata específicamente sobre cómo elaborar un plan de acción paso a paso para que una empresa mejore sus procesos.
Se divide en 4 etapas, nuevamente conforme a las letras en inglés de la sigla:
- Plan = Planear: descubra el problema, su causa raíz, planee las mejoras y desarrolle un plan de acción.
- Do = Hacer: involucre a los colaboradores y ejecute su planeación.
- Check = Verificar: revise los resultados y analice si todo ocurrió realmente como era esperado.
- Act = Actuar: ¿Se hicieron bien las cosas? ¡Excelente!, la mejora del proceso será implantada definitivamente. ¿No funcionó? ¡Reinicie su ciclo PHVA!
Método Ver y Actuar
A pesar de todo lo que hablamos sobre cómo elaborar un plan de acción y cuáles son sus etapas, no siempre es fácil ver cuáles son los problemas y cómo resolverlos.
Para ayudarlo, le brindamos una herramienta más, el método Ver y Actuar.
Vea los siguientes pasos:
- Defina: explique los problemas de la empresa por medio de reuniones con el equipo, ya pensando en posibles soluciones.
- Priorice: ordene los problemas más graves con la ayuda de la Matriz de Priorización GUT y de la Matriz de Eisenhower.
- Describa: analice con el equipo las causas de los problemas y piense en posibles acciones para solucionarlos, así como los recursos necesarios.
- Ejecute: ¿todos están de acuerdo con lo que se debe hacer? Entonces, ¡manos a la obra!
- Monitoree y recoja datos: Acompañe y monitoree la evolución de las actividades, verifique si están en el camino correcto y haga los ajustes necesarios.
Entre las diversas funcionalidades del STRATWs ONE, una de ellas es exactamente ayudar en la ejecución de planes de acción, conozca más el STRATWs ONE.
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