5 HERRAMIENTAS PARA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO QUE DEBE TENER EN CUENTA
Aprender de las experiencias pasadas es uno de los secretos del crecimiento y la evolución constantes de las personas. En el caso de las empresas, podemos decir que la importancia de la gestión del conocimiento es el gran secreto a tener en cuenta.
El conocimiento y el aprendizaje diverso de cada empleado es fundamental para tomar decisiones futuras y realizar las más diversas actividades y tareas del día a día.
Pero, ¿cómo transmitir este conocimiento de un colaborador a todo el resto del equipo? Esto ahora es posible gracias a las herramientas de gestión del conocimiento, algunas de las cuales son gratuitas.
¿Emplea alguna de estas herramientas de gestión del conocimiento en su empresa?
¿Qué son las herramientas de gestión del conocimiento?
Las herramientas para gestión del conocimiento son medios que buscan recopilar y compartir los activos intelectuales o el know how de los empleados para aumentar la productividad e innovación de las empresas. Básicamente, son herramientas tecnológicas que almacenan los diversos «conocimientos» de los empleados para uso de la organización. Es decir, en lugar de que estas experiencias personales solo se almacenen en la mente de cada persona, o en sus computadoras, ahora están disponibles de manera compartida en el mismo banco de datos.
Todo esto es posible a través de varias herramientas de gestión del conocimiento que se pueden utilizar en su negocio.
¿Cuál es su importancia?
El objetivo principal de las herramientas de gestión del conocimiento y transformar el conocimiento tácito (de dominio personal y no automatizado) en explícito (de dominio general y documentado).
Por lo tanto, estas tecnologías consiguen identificar, crear, mostrar y distribuir conocimientos en toda la empresa, fomentando la comunicación dentro de la organización.
Con esto, la información almacenada de los sectores más diversos de una organización puede evaluarse y estructurarse para proporcionar datos claves para la toma de decisiones y la elaboración de estrategias.
Los resultados de la gestión del conocimiento son:
- Mayor agilidad en la gestión
- Mayor eficiencia en la toma de decisiones
- Ganancia en ventaja competitiva
- Facilidad para predecir las dificultades y poder evitarlas
- Capacidad de detectar oportunidades y aprovecharlas
¿Cómo funcionan estas herramientas?
En principio, la idea de administrar el conocimiento parece un poco confusa, e incluso el resultado de una películas de ciencia ficción, pero de hecho, con el desarrollo tecnológico tan acelerado y la transformación digital, hay muchas opciones de software que pueden desempeñar este papel de forma práctica, rápida y económica.
Estas herramientas de gestión del conocimiento funcionan para codificar información y clasificarla, por lo tanto, estos sistemas pueden ayudar a los empleados a hacer predicciones sobre cómo se verán las consecuencias de un hecho determinado en la empresa basándose en experiencias catalogadas en el pasado.
Ante la necesidad de tomar decisiones, el software de gestión de conocimiento lo ayudará a acceder a todos los «conocimientos» de la compañía para que se puedan conocer las soluciones más apropiadas.
Por esto, estas herramientas ayudan a responder algunas preguntas.
Preguntas que deben responden las herramientas de gestión del conocimiento:
- ¿La empresa ha pasado por esto en el pasado?
- ¿Los profesionales que pasaron por situaciones similares resolvieron el problema de qué manera?
- ¿Qué acciones tuvieron resultados positivos y negativos?
- ¿Qué se debe hacer en función de nuestra experiencia y resultados?
5 herramientas de gestión del conocimiento
Existen muchos tipos de software que pueden ayudarle a poner en práctica la gestión del conocimiento en su empresa. Algunas opciones son más amplias y otras actúan en roles más específicos.
Básicamente puede elegir entre:
- Softwares colaborativos basados en la nube que lo ayuda a compartir información, pero no es específico para la gestión del conocimiento. Algunos ejemplos son Trello, Microsoft Teams e incluso compartir unidades drive como Google Drive y OneDrive.
- Softwares diseñados específicamente para la gestión del conocimiento
Puede combinar algunas opciones de software o elegir la que mejor se adapte a sus objetivos comerciales. Aquí hay 5 herramientas que pueden ayudarlo en el proceso de gestión del conocimiento:
1- Bitrix24
Plataforma de colaboración en línea gratuita. Integra sectores empresariales a través de funciones como intranet social, videochat, gestión de proyectos y gestión de documentos en la nube. El Bitrix24 cuenta con más de 2 millones de empresas usuarias alrededor del mundo.
2- AnswerHub
A diferencia de otras herramientas, AnswerHub funciona a partir del esquema de preguntas y respuestas. También ayuda en la creación de proyectos y proporciona la base de conocimiento para almacenar y compartir en la empresa. Es una herramienta utilizada por grandes empresas como LinkedIn, GE y eBay.
3- Confluence
Con un elaborado motor de búsqueda, este software le permite trabajar y colaborar en proyectos sin la necesidad de cambiar de herramienta. También proporciona acceso a una base de conocimiento para publicar y acceder a la información. Es utilizado por la NASA, Spotify y Lufthansa.
4- TimeLine
Le permite insertar imágenes, videos, enlaces y audios para la grabación y sistematización de conocimientos, e incluso puede usarse para construir una línea de tiempo del proyecto.
Es fácil de usar. Solo necesita completar la información en una hoja de cálculo en Google Docs.
5- SoundCite
Compartir experiencias y conocimientos de una manera más atractiva siempre es una buena opción. SoundCite ofrece la función de insertar un archivo de audio, donde puede grabar la información deseada, a lo largo de su texto. No necesita abrir otra página o pestaña para escuchar el audio.
La gestión del conocimiento, además de ayudar en la toma de decisiones empresariales, también facilita el fortalecimiento de la cultura de la empresa, la gestión estratégica por resultados y la alineación de los equipos en torno a objetivos y metas.
Todas estas también son algunas de las características de Siteware y su software STRATWs ONE.
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