¿CÓMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CALIDAD EN LAS ORGANIZACIONES?
Independientemente de su tamaño o industria, un factor es crítico en cada negocio: calidad.
Este requisito es esencial para satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes, este es a menudo el gran factor que impulsa el proceso de la toma de decisiones del consumidor al comprar un producto o servicio.
La implementación de un sistema de calidad es un verdadero punto de inflexión en los negocios. Pero, ¿cómo poner en práctica este plan? Descúbralo ahora:
Apueste en la gestión de calidad
La calidad puede parecer incluso algo muy relativo. Después de todo, hay muchos factores que pueden influir al definir si un producto o servicio es de calidad: la cultura, los tipos de productos, las expectativas de los consumidores, lo que ofrece la competencia, etc.
Pero incluso con muchos factores involucrados y muchas definiciones utilizadas, podemos entender el concepto de calidad de la siguiente manera:
¿Qué es la calidad?
La calidad es el nivel de satisfacción percibido por el cliente (interno o externo) sobre ciertos requisitos, basado en un conjunto de características intrínsecas de un producto (o servicio).
Es decir, si los productos ofrecidos cumplen con ciertas expectativas creadas. Por ser tan determinante en la decisión de compra de los clientes, este factor debe ser el foco de atención en todas las empresas.
Es por eso que existe el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
¿Qué es un sistema de gestión de calidad (SGC)?
El Sistema de Gestión de Calidad es el conjunto de elementos conectados en la organización de una empresa, cuya función es cumplir con los objetivos y políticas de calidad estipulados. Básicamente, es la forma de administrar el progreso de su negocio de acuerdo con el nivel de calidad deseado.
Algunos beneficios de implementar un sistema de calidad en una organización pueden ser:
- Hacer a la empresa más organizada
- Estandarizar y garantizar una mayor eficiencia del proceso
- Reducir los costos operativos
- Brindar mayor satisfacción al cliente
¿Cómo implementar un sistema de calidad en las organizaciones?
Para la implementación de un sistema de calidad, se deben hacer algunos cambios importantes en su empresa.
Para hacer esto, se deben seguir algunos pasos:
1- Compromiso
No hay forma de implementar un sistema de calidad en las organizaciones empresariales de manera eficiente sin que todo su personal se involucre.
Después de todo, todos los profesionales de una organización, independientemente del sector en el que operan, son responsables (directa o indirectamente) de la calidad de los productos fabricados y de los diversos procesos de la empresa.
Por lo tanto, ejercer este sentido de responsabilidad de todos los empleados es esencial. Todos deben tener como objetivo conjunto la búsqueda de una mejora continua en su empresa.
Establezca una cultura de calidad sólida y asegúrese de que todos los equipos la conozcan y entiendan.
Además, elija proporcionar capacitación frecuente y mantener una buena comunicación interna.
2- Elección de productos y servicios
La aplicación de un SGC a una empresa que tiene una amplia gama de productos puede no ser muy factible.
Después de todo, decidir implementar un sistema de calidad en toda su cartera puede convertirse en una tarea compleja. Por lo tanto, un paso esencial que debe tener en cuenta es estudiar su negocio a fondo y evaluar qué productos son más relevantes para su empresa.
Defina, por ejemplo, aquellos que son los más vendidos o generan los mayores ingresos. Use la regla de Pareto para esto. Así, puede implementar un SGC solo en aquellos productos y servicios que tienen el mayor impacto en su negocio.
Y solo entonces, si es posible, amplíe a otros elementos en su portafolio.
3- Definir indicadores
Para saber cómo administrar la calidad de los productos y procesos en una empresa, es esencial saber cómo monitorearlos.
¿Cómo usted puede saber si todo sucede de acuerdo con las normas y expectativas establecidas?
Para esto, defina qué indicadores de rendimiento se utilizarán para hacer posible este seguimiento.
Por ejemplo: para productos, usted podría considerar los defectos, acabados, empaques, análisis de materia prima, etc.
Para procesos, puede utilizar producción, velocidad, seguridad, transporte, envío de mercancías, entre otros.
Pero cuidado: no exagere el número o la complejidad de los indicadores. Deben comunicarse con las necesidades de sus clientes y los criterios de calidad establecidos en el paso anterior.
4- Métodos de recopilación de información
Una vez que haya definido los indicadores en el paso anterior, ahora debe establecer cómo recopilar la información que generan.
¿Con qué frecuencia se realizará la recolección? ¿Será automatizado o manual? Para esta decisión, trate de considerar:
- El tamaño de la producción
- ¿Qué tan detallada debe ser la información deseada?
- ¿Cuántos empleados tienen la experiencia y serán responsables de los procesos de control de calidad?
- ¿Cuánto capital puede dedicar a este propósito?. Tenga en cuenta que recopilar información con mayor frecuencia puede aportar datos más sólidos, pero cuesta más.
5- Seguimiento de indicadores
Con los indicadores y métodos de recolección de información decididos, establezca la frecuencia de monitoreo, además de los empleados responsables de esta actividad.
También, defina cómo actuarán si los datos grabados apuntan a cualquier desviación del estándar de calidad deseado.
6- Búsqueda de la mejora continua
Ahora es el momento de poner en práctica la información recopilada a través de la implementación de un sistema de calidad.
Considere las sugerencias de su gerente de calidad, así como de los clientes y otros empleados. El objetivo debe ser expandir el SGC a más y más productos o procesos, todo dirigido a aumentar la calidad en su empresa.
Una técnica que puede ayudar enormemente a su empresa a aumentar la calidad es el Ciclo PDCA. Ampliamente utilizada, esta metodología hace que la búsqueda de la mejora continua sea un verdadero ciclo virtuoso dentro de una empresa.
Certificación ISO e implementación de un sistema de calidad
Hablar sobre cómo implementar un sistema de calidad en organizaciones empresariales sin citar las certificaciones de la Organización Internacional de Normalización (ISO) Es casi imposible. Después de todo, esta es la organización de referencia mundial en lo que respecta a la certificación de calidad.
La certificación ISO 9001 se considera la principal, ya que puede abarcar los procesos más variados de diferentes tipos de empresas. Pero, por supuesto, hay otros, como ISO 16001, vinculado a la responsabilidad social o ISO 14001, vinculado al medio ambiente.
¿Qué tan importante es una certificación ISO?
Todas las empresas que han cumplido con los requisitos ISO y han obtenido la certificación tienen una ventaja importante.
Tanto los socios como su audiencia sabrán que su negocio tiene un diferenciador, un compromiso con la calidad de sus productos y procesos.
Además, debido a que es una referencia mundial, al tener una certificación ISO, su empresa puede operar en otros países y su calidad es reconocida internacionalmente.
Pero, por supuesto, estas ventajas requieren que las empresas cumplan ciertos criterios y, posteriormente, auditorías frecuentes, todo para garantizar el compromiso de la empresa con la calidad.
Y, uno de los criterios principales de este tipo de certificación es que la organización tiene un enfoque en el cliente, es decir, la empresa necesita ofrecer productos o servicios que satisfagan los deseos de su audiencia.
Otros de los requisitos involucrados están vinculados a campos tales como:
- liderazgo
- Participación de personas
- Procesos
- Enfoque sistémico
- Mejora continua
- Relaciones con proveedores
- Decisiones basadas en hechos.
Sin embargo, una certificación de calidad ISO no tiene una duración infinita. Debido a su validez, será necesario que la empresa continúe apostando por su mejora continua para garantizar el mantenimiento de este sello.
Recuerde que aspirar a la búsqueda constante de la calidad también es una decisión esencial para poder complacer a sus clientes e imponerse de manera más competitiva en el mercado.
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